Det jag inte riktigt gick in på i mitt inlägg då jag ville gå och sova var skillnaden mellan "extraarbete" kring ens arbetsuppgift, och eget initiativ på egen fritid. Jag har skrivit många små program, scripts och uppdaterat arbetsflöden/rutiner då jag blivit tillbedd att göra detta på arbetstid, och således är det givetvis företagets egendomar, även om jag kommer på något riktigt smart som omvandlar 3 dagars manuellt arbete till en knapptryckning (eller ett dussin, you get the picture) som datorn tuggar igenom på en kvart.
Jag har även på andra arbetsplatser skrivit mer fullgjorda system på eget bevåg, men på arbetstid, pga brist på arbetsuppgifter. Jag har alltid tagit upp det med chefen i förhand, att jag då pga brist på arbetsuppgifter föreslår att jag gör detta system som gör dessa uppgifter osv, om de inte har ett bättre förslag på vad jag ska spendera min tid på. Dessa system har varit gratis för företaget att använda, även om jag stod för hostingkostnader osv. Då det underlättade mitt eget arbete ansåg jag det fortfarande vara en vinst, då jag har svårt med att bara 9/10 manuella saker fungerar när jag kan få mestadelen automatiserad och gå upp till att 10/10 saker fungerar.
När anställning tagit slut har jag suttit mig ner med ägare och chefer och diskuterat hur vi skall gå tillväga med systemen, om de vill fortsätta använda och pynta för det eller om de ska falla tillbaks till gamla rutiner. Mina kostnadsförslag har alltid varit att vara ungefär halva priset på liknande lösningar, medan min presterar bättre och är direkt anpassat till det specifika företagets behov, uppenbarligen.
Jag drar en skarp linje mellan dessa mer arbetsrelaterade uppgifter till något man gör på fritiden, av eget intresse, för att se om man kan förverkliga en idé man har till effektivisering. Jag är en öppen person och har debatterat med kollegor osv i takt med att utvecklingen fortskridit för att få lite input på hur systemet ska formges, problem som uppstår i arbetsflödet jag inte tänkt på, osv. Få in fler perspektiv helt enkelt. Det bygger även hype bland personalen. Det har också inte varit ovanligt att folk kommit till mig med egna idéer, skisser eller uppenbart genomtänkta förslag på funktionalitet.
De få gånger jag gjort system på fritiden har jag först tagit upp detta med chefen, men har alltid fått till svar att det inte är prioriterat då vi har för mycket att göra redan som det är. Det är lite brandsläckarmentalitet hos cheferna så att säga, agera först när problem uppstår; whack-a-mole. Det är denna friktion mellan deras reaktiva mentalitet och min proaktiva som gör att det blir ett eget fritidsprojekt.
@Icte
Min första tanke när jag läste ditt inlägg var att personalen ansvariga för att uppdatera frågorna för de nya produkterna helt enkelt inte prioriterar den arbetsuppgiften. Tar det en vecka för någon att uppdatera det egna systemet med sån simpel information kan du garantera att de frekvent klagar om det till allt och alla som är villiga att höra, än värre om det tar närmare tre veckor. Kan du tänka dig att det är ekonomiskt befogat om du var ansvarig för uppdateringarna när du uppdaterar drygt ett formulär i månaden på heltid?
Kika med dem och ta reda på vart det skaver i arbetsflödet, då det nästan garanterat påverkar hur du utformar ditt system, du vill antagligen säkerställa att den korrigerar rätt problem på rätt sätt. Om möjligt hade jag ganska informellt knackat på hos dem och frågat dem hur deras process ser ut då du är nyfiken på att lära dig. Ger det inte svaren du är ute efter kan du gå närmare in i detalj och ta upp dessa 20 dagar för att uppdatera frågorna då du fått intrycket att de inte fått de resurser de behöver för att göra det skäligt snabbt (eller något i den stilen som gör det klart att de inte är fokus = undviker att de blir defensiva, du vill ha en öppen och ärlig dialog). Kolla om det finns något du kan göra, de kanske rent av blir glada att skicka nya frågorna till dig och låta dig ta hand om uppdateringen istället. Visar det sig vara en enkel uppgift är det en win/win, plus att du fått bättre insikt i själva processen som företaget använder idag.
Kolla med andra avdelningar gällande gränssnittet och andra saker du vill ändra på i det befintliga systemet, och säkerställ att det inte redan finns billiga eller gratis alternativ. Google tänker jag främst har ju fantastiska formulär som är lätta att skapa osv. Att göra ett bra, anpassat system till företaget handlar lika mycket om market research, att se vad som redan finns tillgängligt och specifikt förstå varför dessa inte är vettiga alternativ. Kan du inte klura ut det ta tag i nån som vet och fråga.
Som slutord kanske jag borde lägga in att se vad du kan göra idag, och se vad du kan göra i mars. Dvs är det ett vettigt alternativ att använda denna period till att betatesta små delar av ditt system successivt under din anställning medan du "bygger hype" hos relaterade områdeschefer/ansvariga, för att sedan pitcha systemet i mars? Mycket har att göra med beslutfattarnas mentalitet, är de lite småräviga kanske det är bäst att ömsom implementera systemet och fasta rutiner kring ditt system och bygga ett behov/vana av den. Det krävs mycket och öppen kommunikation med kollegor och ansvariga, de behöver kanske programmeras (läs: övertalas) till det nya systemet lika mycket som systemet behöver utvecklas.
Också nämnvärt är att det visuella har väldigt låg prio för interna system i min erfarenhet. Företag har en tendens att fokusera på kostnad, effektivitet och låga risker. Gamla beprövade (och fula) system används för de har bevisat att de fungerar, vill du ersätta dessa måste du bevisa att din är ett säkert, bättre och billigare alternativ.
