Office 365, Ärendehantering

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016

Office 365, Ärendehantering

Vi har precis fått Office 365 på jobbet. Vi är 5 personer som pysslar med utveckling av elektronik och programmering. Vi behöver ett Ärendehanteringssystem så vi kan skicka små jobb till varandra och sen följa upp om de är gjorda och om det är nåt ärende som ska läggas på nån annan.
Det innebär ju att alla ärenden ska vara synliga då vi har våra regelbundna möten.
Alltså, vet nån av nåt enkelt system som hanterar Ärenden med due-date och ansvarig?

Outlook har ju Uppgifter men jag har funderat på om man kan fixa en global mail som alla är inloggade på. Då bör man ju se alla ärenden i den maildatabasen så länge Uppgifterna utgår från den mailboxen. Är det en möjlighet?
Finns det andra program för detta ändamål i Office 365 miljön?

Det hör till saken att vi kommer att börja jobba med MS Project framöver. Finns det nån bra "app" till det paketet att använda?

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Göteborg
Registrerad
Feb 2006

Skapa en office 365 grupp eller ännu bättre ett team, använd sedan en planner board.
DÅ kan man skapa och passa kort mellan er med olika uppgifter. Finns due date, backlog osv. Ganska likt en jira light

Skickades från m.sweclockers.com

Desktop: Corsair Carbide 400C | 3770K@4.4GHz | Asus GTX 1070 | 32GB DDR3 | RM750X | P8Z77-V Deluxe | Samsung EVO 500GB
HTPC/Server: FD Array R2 | Intel i5-650 | Zotac 1156 mini-ITX H55 | 8GB DDR3 | 5st WD RED 3TB RAID 5

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Apr 2018

Tillägg till flukes eminenta råd Planner, så använder vi även ”färgflaggorna” som markering till att visa status i uppföljningsmötena grön - ok, gul - mer tid, röd - behöver hjälp/problem etc..

Skickades från m.sweclockers.com

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Stockholm
Registrerad
Sep 2004

Kör på MS teams eller Planner. Så slipper ni nåt mera att hålla reda på.
Jira med Kanban boards är rätt trevligt också men kostar 10$ per månad/användare.

i7 8700k | NZXT Kraken x62 | Asus Strix Z370-F | 2*8GB G.Skill Trident Z | 3*Samsung 250 GB 850 EVO SSD | NZXT H500i | EVGA SuperNOVA G3 750W | Samsung 24" CFG70 | Asus VG248QE | Realforce 88UB | SteelSeries Rival 310 + SX | Sennheiser PC360 |

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016

Ok! Tack. Det tycks peka åt ett visst håll. Jag har provat Planner och Team mycket lite och kan tycka att det krävs en viss datamognad för att hantera apparna. Dock vet jag att Office 365 kräver en utbildningsfas och Planner alt. Team kan ingå i det paketet.
Jag ska berätta vad ni sagt och så får jag titta mer på Planner. Tack för tipsen.

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Göteborg
Registrerad
Apr 2002

Jobbar ni med utveckling så kan även Azure DevOps vara intresant, där har de stöd får olika processer, exempelvis Agile workflow

CPU: i7 6700k + Fractal Design S24 GPU: ASUS GeForce GTX 1070 8GB DUAL OC RAM: Kingston 16GB 2133MHz CL13 MB: MSI GAMING M7 PSU: EVGA Supernova G2 850W, 80+ Gold SSD: Samsung SM951 256GB M.2 NVMe + Samsung EVO 850 250GB M.2 Chassi: Fractal Design S OS: W10 Pro Skrämar: Acer XB270HU + 2x Dell U2412M
NAS: Synology DS415+ (4x WD RED 6 TB) Console: Xbox One

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016

Ja. Vi jobbar med utveckling. Special-elektronik med små microcontrollers. Projekten är både månadslånga och några är årslånga. De som pågår under några år har separata "delprojekt" under sig.
i teamet ingår två konstruktörer, en hw och en sw (jag) samt kunden och hans biträden.
Sen har vi Produktion som har egna återkommande jobb och som ibland bygger prototyper åt oss konstruktörer.
I detta virrvarr behöver vi en plattform där vi dels kan ha Ärenden som skickas mellan oss men även vanlig projektstyrning.
Det hör till saken att i vårt fall kan det vara smart att starta försiktigt och ta ett litet steg.

Då är frågan; Är Office 365 Planner/Team lättare att smälta och komma igång med än Agile?
(MS Project finns redan med på "banan" inom kort)

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
127.0.0.1
Registrerad
Apr 2010

Beroende på volym så räcker Teams. Om ni har mycket eller känner att ni har svårt att organisera så kan ett ärendehanteringssystem hjälpa er. Men det låter mer som om du pratar om projekt snarare än ett ärendehanteringssystem när du säger att det kan ta månader?

Normalt använder du ju ett ärendehanteringssystem för att övervaka SLA:er och effektivitet i att utföra ärenden, detta förutsätter att det finns deadlines som kunden vill att man efterlever. Vid längre deadlines (månader, år) så kanske ett projektledningsverktyg som Phabricator eller Teams (inte ett projektverktyg, men går att använda i en utsträckning till det) räcker ganska långt?

Phabricator har ju fördelen att ni kan skapa Kanban-tavlor (Trello finns även och är en ordentligt nedbantad version) där man kan skapa projekt, föra anteckningar + bilagor, styra behörigheter och rättigheter till projekt men också att alla kan kollaborera.

Du kan såklart knyta ett underprojekt till ett projekt. Fördelen är också att det är open-source, så du kan ladda ned allting direkt gratis. https://github.com/phacility/phabricator. Du kan även bygga in ett repository för att använda git.

Det enda du behöver är egentligen någon dator som kan driva det (webbserver).
Du kan titta mer på https://www.phacility.com/phabricator/ och du kan se det live på https://secure.phabricator.com/.

Det tar inte mer än 20 minuter att komma igång med, väldigt logiskt, finns textformatering, syntax-highlighting, den kan känna igen programmeringsspråk och formatera det korrekt, du kan även använda MFA, låsa upp det utåt och låsa ned alla kunder

Jobbat själv i ärendehanteringssystem sedan 5+ år och kan rekommendera den här.

Citera om du vill ha svar, hjälpte jag dig, gilla svaret!
AzireVPN - Felkod40

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016

Då tror jag Teams är en bra början. De där långa projekten består ju av delprojekt så "långa projekten" kanske bör kallas för "Kunden" och delprojekten kan hamna i kategorin "Projekt". De sistnämnda pågår under ett par månader och materialet vi behöver dela är specar, protokoll, allmän information och bilder. Även kunden bör ha en utdelad mapp i OneDrive anser jag.

På sikt ska vi absolut se på lösningar som du nämner, Phabricator. Kan Teams och Phabricator jobba parallellt eller kan Phabricator handskas med det mesta?

Ärendehanteringen är mer sånt som handlar om Underhåll av produkter och kunder. Det är uppgifter/ärenden som ramlat in under veckan och som måste läggas på "nån".

Du kan inte tro hur stor nytta jag har av er information. Vi famlar i mörkret lite annars.

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
127.0.0.1
Registrerad
Apr 2010
Skrivet av Sweedland:

Då tror jag Teams är en bra början. De där långa projekten består ju av delprojekt så "långa projekten" kanske bör kallas för "Kunden" och delprojekten kan hamna i kategorin "Projekt". De sistnämnda pågår under ett par månader och materialet vi behöver dela är specar, protokoll, allmän information och bilder. Även kunden bör ha en utdelad mapp i OneDrive anser jag.

På sikt ska vi absolut se på lösningar som du nämner, Phabricator. Kan Teams och Phabricator jobba parallellt eller kan Phabricator handskas med det mesta?

Ärendehanteringen är mer sånt som handlar om Underhåll av produkter och kunder. Det är uppgifter/ärenden som ramlat in under veckan och som måste läggas på "nån".

Du kan inte tro hur stor nytta jag har av er information. Vi famlar i mörkret lite annars.

Till min vetskap finns ingen form av integrering mellan Phabricator och Teams.

"Ärendehanteringen är mer sånt som handlar om Underhåll av produkter och kunder. Det är uppgifter/ärenden som ramlat in under veckan och som måste läggas på "nån". " detta finns i Phabricator, att skapa uppdrag och tilldela specifika personer. Det finns även hur brådskande just det uppdraget är. Det går även att dokumentera och referera till anteckningar, uppdrag och dokumentation man gjort i phabricator mellan varandra (det kommer upp "Detta har nämnts i x").

Kör på Teams om du redan besitter kunskap där.

Citera om du vill ha svar, hjälpte jag dig, gilla svaret!
AzireVPN - Felkod40

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016
Skrivet av freddyfresh:

Till min vetskap finns ingen form av integrering mellan Phabricator och Teams.

"Ärendehanteringen är mer sånt som handlar om Underhåll av produkter och kunder. Det är uppgifter/ärenden som ramlat in under veckan och som måste läggas på "nån". " detta finns i Phabricator, att skapa uppdrag och tilldela specifika personer. Det finns även hur brådskande just det uppdraget är. Det går även att dokumentera och referera till anteckningar, uppdrag och dokumentation man gjort i phabricator mellan varandra (det kommer upp "Detta har nämnts i x").

Kör på Teams om du redan besitter kunskap där.

Vi ska bestämma hur vi ska jobba och med vilka appar som Office 365 (eller andra) erbjuder. Så det kanske är lika bra och gå på Phabricator eftersom upplärning måste ske iaf. Börjar vi väl använda Teams så blir det svårt sen att komma loss och börja med nåt annat. Du vet...

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Nov 2016

Låter som att OneNote skulle räcka för eran del?

Skickades från m.sweclockers.com

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016
Skrivet av klisk:

Låter som att OneNote skulle räcka för eran del?

Skickades från m.sweclockers.com

Jag har använt OneNote som dagbok i många år. Man ska inte underskatta det programmet. Jag har dock inte "sett" på det som ett (mindre) projekt- och ärendehanteringsprogram. Såg nu (efter att Office installerats) att OutlookUppgifter fanns med.
Svårighetsgraden är ju riktigt låg. Behöver inte mkt kunskap för att sätta sig in i programmet. Mer att man skapar rutiner för hur det ska användas.

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Stockholm
Registrerad
Feb 2004
Skrivet av klisk:

Låter som att OneNote skulle räcka för eran del?

Desktopversionen av OneNote är tyvärr numer bortplockad från Office 2019/Office 365 och "ersätts" nu av OneNote-appen i Windows 10. Jag gjorde en nyinstallation av datorn i helgen och undrade vad jag gjorde för fel då OneNote saknades...

OneNote 2016 finns dock att ladda ner gratis men länkarna gör dom inte direkt lätta att hitta, speciellt inte för den svenska versionen. Jag använder OneNote 2016 varje dag och tycker det är konstigt att Microsoft plockar bort den och ersätter den med Win 10-appen som inte ens kan öppna eller spara filer lokalt. Nedköp.

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Apr 2018

Ms To-do har ny funktionalitet och med Exchange koppling för actions tillsammans med Teams och planner är ni hemma

Skickades från m.sweclockers.com

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Dalarna
Registrerad
Apr 2016

Ja. Jag har sett att Outlook har Uppgifter (att dela ut om man så vill) och har använt mig av det redan. Skickade på chefen. Ha ha.
Sen har jag kollat på Teams och de framhäver chattandet och inte nödvändigtvis Uppgifter. Planner däremot är centrerad runt Uppgifter. Det finns också filer, anteckningsbok etc. i Sharepoint knytna till Planner. (Det kanske Teams också har. Har inte kollat så mycket än).

Så jag funderar på om en delad för projektet OneDrive-mapp samt en gemensam mail med ToDo för Ärenden och sen vanlig traditionell Projekthantering på "papper" duger för oss ELLER ska vi gå på Planner och den lite mer "moderna" stilen som Planner/Sharepoint har?

Är Uppgifter och ToDo samma sak? Jag anar att Uppgifter är data som ligger i kalenderdatabasen och ToDo är en "app" som hanterar enbart dessa poster. Kan det vara rätt tolkat? Uppgifter är sånt som hängt med länge som jag minns det.

Jag såg Filer för Planner i Sharepoint hade Checka Ut/Checka In. Det är inte helt fel.
Sen undrar jag om man kan bjuda in externa spelare in i Planner. Då måste de ha ett MS Konto så de får upp Planner i sin webläsare.

Lite och testa.