Tips på förenkling, automatisk ersättning av text i webbläsare

Hej jag har ett problem som jag undrar om någon har tips på förslag till hur att underlätta arbetet.

Det är så att jag har tusentals poster i en excelfil som ständigt utökas och man manuellt via ett formulär i webbläsaren ska uppdatera en databas med dessa. Jag är bara en vanlig användare till databasen och har inga möjligheter till att ändra på något, mer än att uppdatera den med information. Detsamma gäller gränssnittet till databasen, där jag genom användarvillkoren inte får göra ett eget och kringgå det omständliga sättet att mata in information. (och reglerna måste följas, ty mitt konto berör flera individer)

Det jag nu gör är att laddar upp pdf-filer med unika namn som t.ex. tu-1964-56.pdf, när jag har laddat upp dessa filer ska jag komplettera med en beskrivning som för användaren talar om vad .pdf filen innehåller. Denna information hämtar jag idag ifrån en excelfil och det blir en hel del copy-pastande och bläddrande bland olika program, vilket känns som ett meningslöst och tidskrävande arbete.

Det jag skitenkelt kan göra är en applikation där man skriver in filnamnet och direkt får informationen, men detta underlättare bara så lite, plus att man förlorar en överblick i excelfilen, så nackdelarna tar ut fördelarna.

Utan det jag funderar på är ett program som ersätter urklippshanterarens funktion, alltså om t.ex. tu-1964-56.pdf blir inklippt, så ska denna text automatisk ersättas ifrån excelfilen, så att man får en beskrivning när man därefter klipper ut(ctrl+v).
Alternativt göra ett plugin till webbläsaren som känner av ifall en textruta innehållande ett filnamn blir markerat och då automatisk eller via en fråga ersätter denna. Ja, texten i samma textruta ska ersättas.

Min fråga är då vad tycker ni? Windowsprogrammering och webläsare-plugin är en hel del utanför mitt kompetensområde, så jag undrar lite hur svårt det är? Och vilka språk rekommenderar ni för uppgifterna? Helst ska utvecklingsmiljön vara helt gratis, men annars har jag kodat en hel del C# det senaste.

Sedan borde de som har databasen göra något vettigare inmatningssätt av information, men i princip alla som uppdaterar denna med data är ovana användare som bara lägger in lite information då och då. (inte öser in information som jag) Så detta är inget som kommer att hända.

/Tacksam för förslag och idéer, Bud_ bundy