Hur sorterar ni era mail för att ha kontroll och överblick ?!

Varierar såklart beroende på vilken typ av jobb du har, men jag kör på ett sätt likt det du gör men med ett par extra mappar. Jag får allt till min inkorg, och det som ligger kvar där är antingen oläst för "saker jag behöver ta tag i" eller läst för "saker jag väntar på svar om". Efter det, allt eftersom saker blir hanterade, så lägger jag mailen i en mapp som heter Arkiv så att de finns kvar att söka bland vid behov.
Sen så har jag också en mapp per leverantör jag jobbar mot (5 st) där särskilt viktiga saker hamnar, i mitt fall ofta CYA-mail 😁

Det tycker jag håller saker mestadels strukturerat, samtidigt som jag har en ganska bra överblick över vad som är aktuellt och inte. Som exempel så är min inkorg just nu 24 mail varav 2 olästa.

Spam mejl från olika system etc har regler. Men annars så kör jag bara med flagga och reminders. Försöker att alltid gå igenom alla flaggor innan dagen är slut.

Jo såklart, men det kommer ju alltid vara fallet att det finns massa gammalt kvar om man inte går igenom det eller har ett system från start. Jag har med mig min metod från tidigare arbeten, så jag har kört så sedan jag började på mitt nuvarande jobb och då har det inte varit ett problem.

Inkorg = obehandlat
Sedan har jag arkivmappar för varje år.

Inbox för det som är icke agerat på, sedan åker det som är klart till en egen box som heter klart. Företagsinformation och annat jox som inte kräver aktiv insats åker till allmänt. Tidigare hade jag egna foldrar för varje avsändare men insåg att det inte tillförde något för det arbete jag har.

I ett läge med en proppad inkorg typ efter semestern sorterar jag på avsändare och dumpar bort massutskick först, sedan bara sortera efter datum eller lämpligt sätt att bedöma grad av viktighet.

Inbox-zero.

Ligger det i inkorgen är det icke-hanterat. Alla mail kategoriseras så fort de är lästa och majoriteten av alla mail hamnar i MISC. Har en del regler för detta men det mesta görs manuellt.

Det finns ett undantag, och det är mail som jag av någon anledning vill ha i blickfånget under en period (ex. biljetter som är aktuella under en resa). Då flaggar jag dem och sen får de ligga kvar i inkorgen.

Finns en grundregel för varje inkorg som är: "om mailet är läst och det har gått mer än 15 minuter och mailet inte är flaggat", flytta det till MISC. Då hinner jag kategorisera om jag vill, men jag kan också läsa ett mail på språng och det kommer sorteras automatiskt.

Jobbade mycket med an massa mappar tidigare. Numera är indexering och sökfunktion så pass mycket bättre att jag inte behöver det.
Använder plannern i teams och uppgifter i outlook. Tycker jag klarar mig bra med det.

Tidigare jobb jag haft när man fått mycket mail så har jag försökt se mönster i hur de skickas och sedan skapa regler för sortering.

Får på så sätt lätt koll på inkorgen, då det mesta blir sorterat in i andra mappar. Nu för tiden så har jag ett ärendehanteringssystem tillsammans med 3st kollegor, där merparten av mail som kräver att jag gör något hamnar. Det är ganska lätt att ha koll på.

I mitt privata så får jag så lite mail (har tagit bort alla nyhetsbrev och sådant skit) så det är ganska lätt att ha koll på. Har nyligen börjat med att använda alias för att koll på vem som läcker min e-post och börjar skicka massutskick, men det är nog också dags att ordna en bättre struktur även här.

Jag använder olika alias för olika saker. Allt som jag handlar t.ex. hamnar automatiskt i mappen för det specifika aliaset, myndighetsmail i sin, jobbet i sin, BRF-styrelsen i sin. Apple-kontot i sin. Det blir ju några mailadresser att hålla reda på, men har gjort det i åratal så man kommer ihåg att använda respektive mailadress rätt automatiskt nuförtiden.

Såhär enkelt.
Inbox för aktiva saker.
Done för saker som är lösta. Just nu ca 3500 mail.
Good to have för saker som kan vara bra att återkomma till i framtiden, infomail, bifogade filer etc. Just nu ca 250 mail.

Slänger allt skräp jag inte behöver spara direkt i papperskorgen.

Regler och mappar.

Särskilt om man har flera epost konton i samma klient så är det ett måste.
Använder även flaggan och pin rätt mycket beroende på vilken klient jag är i.
Använder live.se, Gmail appen, Outlook 365 och Outlook appen. Beroende på var jag är och vad jag kollar.

I vissa fall gör jag även kalenderbokningar för enbart mig själv om jag vet att det är ett mail jag vet jag kan vänta med till ett senare tillfälle.

Jag använder outlook som mailklient och dess sökfunktion fungerar såpass bra för mig att jag låter den absoluta majoriteten av mailen ligga kvar i inboxen (samt Sent). Jag brukar sedan exportera ut gamla mail till en pst-fil för arkivering när storleken på mailboxen slår i taket på (50 GB?) . Jag har i tillägg ett fåtal foldrar där jag sparar en del mail.

Automatisk flaggning av mail baserat på regler.

Mappar!

Gjorde faktiskt en total utrensning av mina privata mailkonton för ett antal månader sedan. Gick från över 4000 till under 100st mail.
Tog bort allt som var inaktuellt och givetvis också mycket skräp och "kanske bra att spara"-mail.

Privat: Allt i inboxen

Jobbet: Mapp på respektive företag med undermappar med namn på de man mailar med.
Brukar skapa en mapp för större projekt med samma struktur som ovan.
Grymt enkelt att hitta när man ska leta upp ett mail från någon och inte behöver leta genom alla mail.

Jag har samma problem. Det har tyvärr gått så långt att jag missar viktiga mail för dom drunkar i all skit.
Jag försöker klicka "unsubscribe" på alla maillistor etc, men ändå fortsätter det pumpa in runt 100 mail per dag (och det är efter att mailprovidern redan sorterat bort SPAM).

Att göra sökning i alla mailboxar och pst filer blir man en fena på till slut.
Ange från vem, före eller innan ett visst datum, sökord, sökord i ärenderaden osv. Blanda efter vad situationen kräver.

Att aldrig radera ett mail har varit nyttigt (dvs sparat stora pengar) vid flera tillfällen.

Privat tog jag och arkiverade alla mail i min gmail. Så fort det kom in ett nytt (spam/nyhetsbrev etc.)mail så avreggade jag mig från det och raderade. Nu får jag i princip bara mail som är relevanta och de arkiverar jag när de inte är ett pågående ärende (typ orderbekräftelser arkiverar jag när beställningen har kommit hem)

På jobbet ligger allt i inkorgen.

Jobbet:
Normalt efter de olika avdelningar vi har men också vad som ska skickas och transporttyp, sedan övrigt.

Sorterar manuellt och löpande varje vecka.