Onedrive/sharepoint fråga

Permalänk
Medlem

Onedrive/sharepoint fråga

Hej,

frågan är till er som jobbar med 365 mot organisationer/företag. Jag har skaplig insikt, men inte spetskompetensen.

Organisationen jag jobbar för har personliga onedrive då vi har 365 licenser för alla medarbetare.

Min fråga är dock, hur skapat vi en gemensam onedrive för hela organisationen? Jag har jobbat på ett IT-företag innan och där hade vi personliga, men även en gemensam för företaget. Istället för att ha lokala filytor på en server.

PS. Jag vet att man kan skapa teams kanaler och "synka" så dyker det upp som onedrive länkar i utforskaren. Men det är inte detta jag tänker på.

PS2. jag har förstått det som att man kan skapa en sharepoint för alla medarbetare (vilket vi redan har men inte använder), så har man en gemensam filyta i onedrive utifrån den sharepointen. Men då är frågan hur den läggs upp i varje medarbetares onedrive - så den dyker upp som våra personliga i utforskaren.

Hoppas någon kan hjälpa mig reda ut detta i 365 djungeln 🙏

MVH/Flamuren

Visa signatur

Primära datorn: Acer Swift 5 (i7)|Skärm: BenQ BL3200PT|Tillbehör: Logitech MX Master 3|Logitech Illuminated K810|HDD-docka 16TB

Permalänk
Medlem

Hej,
Teams eller sharepoint är det vi brukar använda.
Tycker det funkar bra som en ersättare till filserver så länge du inte ska lagra allt för stora filer som helt sänker onedrive klienten medans den kör en synk samt att man har kolla på begränsningarna som finns i onedrive gällande hur stora platser du har i synk.
Ett Team är egentligen bara en sharepoint sida i bakgrunden som är lite speciel.
Om ni kör ett traditionellt AD eller Entra ID/Intune så finns det policy ni kan ställa in för att skjuta ut en sharepoint sida mot
https://learn.microsoft.com/sv-se/sharepoint/configure-sync-i...
https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/use-group-policy

Permalänk
Medlem
Skrivet av Kopen:

Hej,
Teams eller sharepoint är det vi brukar använda.
Tycker det funkar bra som en ersättare till filserver så länge du inte ska lagra allt för stora filer som helt sänker onedrive klienten medans den kör en synk samt att man har kolla på begränsningarna som finns i onedrive gällande hur stora platser du har i synk.
Ett Team är egentligen bara en sharepoint sida i bakgrunden som är lite speciel.
Om ni kör ett traditionellt AD eller Entra ID/Intune så finns det policy ni kan ställa in för att skjuta ut en sharepoint sida mot
https://learn.microsoft.com/sv-se/sharepoint/configure-sync-i...
https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/use-group-policy

Tusen tack för svaret och länkarna. Vi hanterar alla enheter via intune - så det verkade smidigt att ordna.

Men ska vi då använda vår befintliga (oanvända) sharepoint som alla medarbetare ingår i per automatik? Och lägga upp en såndär intune syncregel?

Blir det då att vi får till en gemensam filyta som vi idag har på vår lokala filserver (delas som nätverksresurs till alla medarbetare)? Hur hanterar man behörigheterna för olika avdelningars olika mappar om man skulle gå över till att lagra i onedrive istället? Idag sköter jag ju behörigheterna via vårt AD utifrån den mappstruktur vi har uppsatt.

Visa signatur

Primära datorn: Acer Swift 5 (i7)|Skärm: BenQ BL3200PT|Tillbehör: Logitech MX Master 3|Logitech Illuminated K810|HDD-docka 16TB

Permalänk
Medlem
Skrivet av flamur:

Tusen tack för svaret och länkarna. Vi hanterar alla enheter via intune - så det verkade smidigt att ordna.

Men ska vi då använda vår befintliga (oanvända) sharepoint som alla medarbetare ingår i per automatik? Och lägga upp en såndär intune syncregel?

Blir det då att vi får till en gemensam filyta som vi idag har på vår lokala filserver (delas som nätverksresurs till alla medarbetare)? Hur hanterar man behörigheterna för olika avdelningars olika mappar om man skulle gå över till att lagra i onedrive istället? Idag sköter jag ju behörigheterna via vårt AD utifrån den mappstruktur vi har uppsatt.

Det finns lite olika vägar att gå.
Antingen så kör ni en och samma sharepoint som alla kommer åt där du sedan kan skapa upp mappar som t.ex Admin, HR, Ekonomi, Ledning osv och på dessa mappar stänger av arv av behörigheter och sätter en passande säkerhetsgrupp på varje mapp så varje avdelning bara kommer åt sin mapp.

Ett annat alternativ om ni även tänker använda sharepoint som ett intranät och publicera nyheter osv där är att ni skapar separata sharepoint sidor för varje avdelning som ni sedan länkar till via er "startsida" och då ger varje avdelning tillgång till sin helt egna sharepoint.

Permalänk
Medlem
Skrivet av Kopen:

Det finns lite olika vägar att gå.
Antingen så kör ni en och samma sharepoint som alla kommer åt där du sedan kan skapa upp mappar som t.ex Admin, HR, Ekonomi, Ledning osv och på dessa mappar stänger av arv av behörigheter och sätter en passande säkerhetsgrupp på varje mapp så varje avdelning bara kommer åt sin mapp.

Ett annat alternativ om ni även tänker använda sharepoint som ett intranät och publicera nyheter osv där är att ni skapar separata sharepoint sidor för varje avdelning som ni sedan länkar till via er "startsida" och då ger varje avdelning tillgång till sin helt egna sharepoint.

Tusen tack 🙂👍

Vad skulle nackdelen vara att ha en sharepoint för alla medarbetare om vi även skulle köra intranätet via sharepoint? Jag frågar då vi funderar på att gå över till just sharepoint för intranätet 🙂

Hur fungerar onedrive för anävndarna om man har flera olika sharepointsidor? Kommer det ändå bli en samlad företagaprofil med alla mappar under? 🤔

Visa signatur

Primära datorn: Acer Swift 5 (i7)|Skärm: BenQ BL3200PT|Tillbehör: Logitech MX Master 3|Logitech Illuminated K810|HDD-docka 16TB

Permalänk
Medlem
Skrivet av flamur:

Vad skulle nackdelen vara att ha en sharepoint för alla medarbetare om vi även skulle köra intranätet via sharepoint? Jag frågar då vi funderar på att gå över till just sharepoint för intranätet 🙂

Alla 365 tenants kommer med en bas-sharepointsida som nås på https://ditt-tenant-namn.sharepoint.com, jag brukar föredra att designa om denna som intranät/informationshub där företagets anställda kan få all viktig information om hur det är tänkt att de ska arbeta osv. Därtill kan du lägga upp sekundära sharepoint-sidor som då nås på https://ditt-tenant-namn.sharepoint.com/sites/sharepoint-sida..., här kan du skapa upp en eller flera sharepoint-ytor som dokument-lagring och/eller olika former av samarbets-ytor. Sharepoint som lösning är ju mycket mer än bara en webdav-filserver, du kan ju göra olika former av automatiska flöden, formulär osv och kombinera ihop detta med PowerApps och i princip bygga ett enklare affärssystem, inventeringssystem eller vad som helst.

Citat:

Hur fungerar onedrive för anävndarna om man har flera olika sharepointsidor? Kommer det ändå bli en samlad företagaprofil med alla mappar under? 🤔

Även om OneDrive for Business bygger på sharepoint i bakänden som webdav-server, så är OneDrive bara just en webdav-filyta för att synkronisera personliga filer, medans sharepoint handlar om att samarbeta med flera. Det går att länka in sharepoint-sidor in i de personliga OneDrive-mapparna, men jag tycker bara det skapar förvirring för slutanvändarna, så jag brukar mappa upp/konfigurera synkronisering av sharepoint i Utforskaren så alla sharepoint-sidor dyker upp under organisations-ikonen i Utforskaren. Det ska också tilläggas att du förstås kan skapa upp meny-system på exempelvis bas-sharepoint-sidan för att förenkla att exempelvis göra ett register där med länkar till alla övriga sharepoint-sidor, som en del i informationsflödet för hur att påvisa hur man vill att användarna ska jobba.

Det är också bra att veta att varje Teams-grupp man skapar, också skapar upp en motsvarande sharepoint-sida, som då också kan auto-mappas via Intune regel eller GPO om man så önskar. Därav kan det vara bra att begränsa användares möjligheter att skapa upp Teams-grupper då det annars kan bli väldigt stökigt väldigt snabbt i Sharepoint-sidindexet. Det oftast ingen fördel att ha många sharepoint-sidor, du kan trots allt ha upp emot 300,000 filer per sharepoint webdav, dock inte rekommenderbart att ha så många filer och samtidigt köra synk på många klienter då OneDrive-synkagenten som också hanterar sharepoint-synk kan upplevas rätt seg på att snappa upp förändringar och risken är större att index-databasen blir korrupt och måste återskapas.

Visa signatur

Also found as @piteball@mastodon.rockhost.se

Permalänk
Medlem
Skrivet av Pitr-:

Alla 365 tenants kommer med en bas-sharepointsida som nås på https://ditt-tenant-namn.sharepoint.com, jag brukar föredra att designa om denna som intranät/informationshub där företagets anställda kan få all viktig information om hur det är tänkt att de ska arbeta osv. Därtill kan du lägga upp sekundära sharepoint-sidor som då nås på https://ditt-tenant-namn.sharepoint.com/sites/sharepoint-sida..., här kan du skapa upp en eller flera sharepoint-ytor som dokument-lagring och/eller olika former av samarbets-ytor. Sharepoint som lösning är ju mycket mer än bara en webdav-filserver, du kan ju göra olika former av automatiska flöden, formulär osv och kombinera ihop detta med PowerApps och i princip bygga ett enklare affärssystem, inventeringssystem eller vad som helst.

Även om OneDrive for Business bygger på sharepoint i bakänden som webdav-server, så är OneDrive bara just en webdav-filyta för att synkronisera personliga filer, medans sharepoint handlar om att samarbeta med flera. Det går att länka in sharepoint-sidor in i de personliga OneDrive-mapparna, men jag tycker bara det skapar förvirring för slutanvändarna, så jag brukar mappa upp/konfigurera synkronisering av sharepoint i Utforskaren så alla sharepoint-sidor dyker upp under organisations-ikonen i Utforskaren. Det ska också tilläggas att du förstås kan skapa upp meny-system på exempelvis bas-sharepoint-sidan för att förenkla att exempelvis göra ett register där med länkar till alla övriga sharepoint-sidor, som en del i informationsflödet för hur att påvisa hur man vill att användarna ska jobba.

Det är också bra att veta att varje Teams-grupp man skapar, också skapar upp en motsvarande sharepoint-sida, som då också kan auto-mappas via Intune regel eller GPO om man så önskar. Därav kan det vara bra att begränsa användares möjligheter att skapa upp Teams-grupper då det annars kan bli väldigt stökigt väldigt snabbt i Sharepoint-sidindexet. Det oftast ingen fördel att ha många sharepoint-sidor, du kan trots allt ha upp emot 300,000 filer per sharepoint webdav, dock inte rekommenderbart att ha så många filer och samtidigt köra synk på många klienter då OneDrive-synkagenten som också hanterar sharepoint-synk kan upplevas rätt seg på att snappa upp förändringar och risken är större att index-databasen blir korrupt och måste återskapas.

Tack för utförligt svar och bra tips 😊👍

En detalj jag vill fråga om som belyser min första fråga bättre: "organisations-ikonen i Utforskaren" hur skapar man en företagsgemensam onedrive som finns i alla medarbetares utforskare? Sköts detta via intune regel/GPO eller gör onedrive klienten detta efter någon inställning? 🤔
(Vi har idag endast en personlig onedriveikon i utforskaren och ingen för företaget)

Visa signatur

Primära datorn: Acer Swift 5 (i7)|Skärm: BenQ BL3200PT|Tillbehör: Logitech MX Master 3|Logitech Illuminated K810|HDD-docka 16TB

Permalänk
Medlem
Skrivet av flamur:

Tack för utförligt svar och bra tips 😊👍

En detalj jag vill fråga om som belyser min första fråga bättre: "organisations-ikonen i Utforskaren" hur skapar man en företagsgemensam onedrive som finns i alla medarbetares utforskare? Sköts detta via intune regel/GPO eller gör onedrive klienten detta efter någon inställning? 🤔
(Vi har idag endast en personlig onedriveikon i utforskaren och ingen för företaget)

Ja du börjar alltså genom att skapa en Sharepoint-sida som Sharepoint-administratör (https://<ditt-tenant-namn>-admin.sharepoint.com), alternativt att du skapar upp en Microsoft Teams-grupp som då automatiskt skapar upp motsvarande Sharepoint-sida. Därefter så kan du antingen skicka ut instruktioner till användarna att de ska besöka https:/<ditt-tenant-namn>.sharepoint.com/sites/<sharepoint-sidans-namn> och be dem klicka på "Synkronisera"-knappen vilket då lägger till sharepoint-sidan i OneDrive-synkmotorn och sidan dyker upp i Utforskaren under

Så fort du klickar på "Synkronisera" och godkänner webbsidan för att interagera med OneDrive-applikationen och godkänner synkronisering så kommer ikonen som ser ut som en byggnad att dyka upp i Utforskaren och därunder hittar du en mapp med samma namn som sharepoint-sidan/Teams-gruppen som du valde att synkronisera/mappa upp.

https://support.microsoft.com/sv-se/office/synkronisera-share...

Som tidigare har nämnts så kan man automatisera detta med Intunes och policys där du anger tenant-id och id för sharepoint-sidan eller sidorna som du vill mappa upp, och detta kan man sedan styra mot säkerhetsgrupper för att få automatisk synkronisering/uppläggning av sharepoint-sidor i Utforskaren att ske hos specifika individer.

https://learn.microsoft.com/sv-se/sharepoint/configure-sync-i...

Visa signatur

Also found as @piteball@mastodon.rockhost.se

Permalänk
Medlem
Skrivet av Pitr-:

Ja du börjar alltså genom att skapa en Sharepoint-sida som Sharepoint-administratör (https://<ditt-tenant-namn>-admin.sharepoint.com), alternativt att du skapar upp en Microsoft Teams-grupp som då automatiskt skapar upp motsvarande Sharepoint-sida. Därefter så kan du antingen skicka ut instruktioner till användarna att de ska besöka https:/<ditt-tenant-namn>.sharepoint.com/sites/<sharepoint-sidans-namn> och be dem klicka på "Synkronisera"-knappen vilket då lägger till sharepoint-sidan i OneDrive-synkmotorn och sidan dyker upp i Utforskaren under

Så fort du klickar på "Synkronisera" och godkänner webbsidan för att interagera med OneDrive-applikationen och godkänner synkronisering så kommer ikonen som ser ut som en byggnad att dyka upp i Utforskaren och därunder hittar du en mapp med samma namn som sharepoint-sidan/Teams-gruppen som du valde att synkronisera/mappa upp.

https://support.microsoft.com/sv-se/office/synkronisera-share...

Som tidigare har nämnts så kan man automatisera detta med Intunes och policys där du anger tenant-id och id för sharepoint-sidan eller sidorna som du vill mappa upp, och detta kan man sedan styra mot säkerhetsgrupper för att få automatisk synkronisering/uppläggning av sharepoint-sidor i Utforskaren att ske hos specifika individer.

https://learn.microsoft.com/sv-se/sharepoint/configure-sync-i...

Tusen tack för din hjälp 🙂👍

Visa signatur

Primära datorn: Acer Swift 5 (i7)|Skärm: BenQ BL3200PT|Tillbehör: Logitech MX Master 3|Logitech Illuminated K810|HDD-docka 16TB