Ett väldigt enkelt men effektivt sätt är att köra phpicalendar. Man kan ladda upp allas scheman och se hur (om) de överlappar, etc. Använder det själv för att hålla koll på jobb och annat - och för att sambon ska kunna hålla koll på var jag är OSV. http://phpicalendar.sf.net
Det stöder WebDAV och Mozilla-uppdatering så man kan köra sitt det program man föredrar (Evolution för mig) lokalt och använda kalendern på servern.