Det enklaste är att göra ett anmälningsformulär som skickas till en databas. Detta går lätt att göra med PHP, och googlar du några minuter hittar du med all sannolikhet färdiga PHP-lösningar du får klistra in i lämpliga filer/på lämplig plats i din kod. Det handlar mest om att skriva ett vanligt HTML-formulär med alla fält du vill ha med, och sen en PHP-fil som tar hand om datan när man trycker på Skicka/Det ni skriver på knappen. Ni kan tillochmed göra en dropdownmeny om ni har olika lan så ni kan sortera med SQL senare.
Sen över listan som ska visa deltagare så gör du bara en PHP-fil som läser in data från databasen. Har ni t.ex. kört med en dropdownmeny för olika lan så kan du med SQL filtrera så du kan se deltagare för specifika lan. Låt för guds skull inte deltagarna själv fylla i vilket lan det gäller. Det blir ett SQL-helvete.
Men ja, det är det enklaste. Googlar du så kommer du hitta färdiga lösningar du bara fyller i databasuppgifterna i (Ni får skaffa en phpMyAdmin-databas).
Är det så att ni kör ett publiceringssystem såsom Joomla eller Wordpress (vilket ni defenitivt borde göra egentligen. Statiska HTML-sidor är bra, men eftersom ni kontinuerligt kommer att lägga till innehåll eller uppdatera sidan med nya event så kör för guds skull inte ren HTML) så kan jag nästan garantera att det
finns plugins som antingen uppfyller kraven ni har, eller som lätt kan modifieras till att uppfylla kraven.