Jag kan inte svara på frågan om vilket OS du ska välja eftersom jag inte är bekant nog med dem - jag hade personligen inte valt någotdera, utan kör själv ett vanilla serveroperativsystem med stöd för ZFS. Det kostar lite mer tid i början, men ger total flexibilitet när man väl är igång: Jag behöver inte följa någon annans designparadigm utan bara operativsystemets.
Vad gäller tillgång, och särskilt med tanke på att klienterna kör Windows: Rättigheter för SMB tilldelas traditionellt inte per nätverk utan per användare. Precis som på en Windowsserver definierar du alltså att användarkonton (eller hellre rättighetsgrupper i vilka du lägger in individuella användarkonton) får tillgång till olika delade kataloger enligt ditt önskemål. Du behöver ändå sätta upp användare för detta, så det enklaste är att använda denna metod för att tilldela rättigheter. Men Samba-servern ger dig också möjlighet att i tillägg till detta explicit tillåta eller förbjuda specifika maskiner eller subnät att komma åt givna delade kataloger, vilket du kan använda som ett extra lager av säkerhet ifall det behovet finns.
Uppdelning av pooler:
Jag är en stor anhängare av att inte partitionera i onödan. Du vet sällan på förhand hur de olika områdenas platsbehov förändras över tid, och risken är att du bygger in dig i något som är svårt att fixa utan en rejäl hårdvaruinvestering i framtiden. Mitt råd skulle med andra ord vara att skapa en stor lagringspool av hela din disklösning, i vilken du sen kan skapa logiska avgränsningar, antingen med vanliga kataloger eller med exempelvis ZFS datasets (som ger fördelar i form av att du exempelvis kan anpassa blockstorleken i ett dataset till typen av data som lagras i det).
Backup:
RAID är inte backup, och synkroniserade molntjänster är inte backup: RAID gör att din server inte blir otillgänglig för att den tappat en lagringsdisk, men raderar eller krypterar glatt alla dina filer så fort du ger kommandot. Synkroniserade molntjänster synkroniserar även krypterade filer och raderingskommandon.
Budgetera för att kunna ta riktiga, versionerade backuper av den data du inte vill förlora med hjälp av ett riktigt backupprogram, både till separat lokal lagring och till någon form av lagring utanför huset. Kolla upp tjänster som Backblaze, TarSnap eller Veeam Community Edition.