Material-delning inom företag!

Hej allihopa! Har nu fått ett uppdrag av företaget att hitta ett bra program där den ansvarige för vår information & layout kan dela med sig av företagets information och mallar.

Det går idag till på detta sätt. När den ansvarige för info/layout uppdaterat ett visst dokument så gör han ett mass-utskick ut till alla företagets säljare. I detta bifogar han den nya filen som då ändrats/uppdaterats med nya priser eller information etc. Detta är fine men nu kommer problemet.

Många av säljarna är 45+ och inte bara dessa utan många andra har problemet med att sköta en dator korrekt och strukturera deras arbeten/filer. Många har alltså varken kunskap eller ork till att lägga ner en viss energi på att deras administrativa skall fungera bra, därför blir det ofta så att den nya filen som skickats ut av info/layout ansvarige inte alltid ersätter den gamla utan att den istället blir placerad på t.ex. skrivbordet och säljaren fortsätter att skicka gammalt material till kunder.

Vet att det finns många CRM-system men vad jag förstått så är det en ganska komplex och dyr lösning på ett sånt här relativt litet problem.

Jag tänkte därför på Dropbox. Här skulle vår info/layout ansvarige kunna uppdatera filerna och dem synkas automatiskt till säljarna som alla hade en identisk och välsorterad mapp med uppdaterat material som kan skickas till våra kunder. Dock så faller detta program i och med att flera redan har ett Dropbox konto kopplat till datorn och då måste de ju ta bort det kontot för att kunna använda detta och det kommer inte att godtas.

Har ni några tips på program eller någon annan lösning på detta problem?

Vänligen

Marcus

Denna funktionen med Dropbox skall jag defenitivt kolla upp! Tack för svar!

I övrigt så sitter alla säljarna på olika regioner i landet (kunde varit bra att nämna i huvudtexten) och någon direkt sammankoppling till huvudkontoret internetsmässigt finns inte idag. Jag hjälper därför till för att kunna modernisera en aning i alla fall. Tack för svar!

Okej! Men eftersom att det bara är just denna mappen med "kund-material" som verkligen måste hållas uppdaterad och i ordning så är det kanske endast ett 100-tal .docx/.pdf/.xls/.jpg. Detta borde ju platsa med stor marginal i en 2gb box.

Det skall ju endast vara material som säljarna behöver ta del av för att i sin tur skicka vidare till kunder. Inte företagets alla filer.

Tack för svar!

Okej! Låter också intressant! Säkerhet krävs absolut inte utan det är inga problem med det.

Däremot så krävs det som sagt att detta är en tjänst som automatiskt uppdaterar de mallar/filer som finns på säljarnas datorer i "Kund-Material" mappen. Inte som det är på Dropbox i webbläsaren, även om materialet är tillgängligt för alla så måste ju säljarna själva ladda ner,placera i en sorterad mapp och sedan ersätta filen och det är här som det på något mirakulöst sätt går fel för många.

Men Skydrive kanske fungerar exakt som Dropbox gör installerat. I sådana fall, finns det någon fördel med Skydrive mot Dropbox om man gör en "delad" mapp som de sagt ovan?

Tack för svar!

Bra tanke, och bra att du delar med dig av den! Tack!

Jag förstår inte riktigt vad du menar? Att Dropbox är osäkert för att det även lagras i "molnet"?

Jaha, men när man klickar på ikonen så vill jag att man skall komma till ett ställe på datorn där filerna ligger, antar att om dem ligger uppladdade så går det inte lika lätt för säljarna att bifoga dem i mail osv. Därför är ju Dropbox bra eftersom att allt ligger både uppladdat på internet men det laddas också ner till datorn som om filerna låg i en vanlig mapp.

Tack för att du hjälper mig!

Förstår inte riktigt? Flyttar de filerna automatiskt till Dropboxen? I övrigt, om man öppnar en fil som ligger i Dropboxen, arbetar med den och sedan sparar inne i Word, Excel etc så sparas ju den nya uppdaterade versionen i Dropboxen också. Så förstår inte riktigt vad du använder Dsyncronize till?

Ja det låter ju logiskt!

Okej, Tack för all hjälp, håller nu på att testa Dropbox funktionen med delning till andra Dropbox konton. Återkommer..