Videomöten. Erfarenheter, tips och trix.
Detta dök upp i en annan tråd. Jag har jobbat med videomöten i 20 år, både som praktisk användare och med installation, drift och support.
Det vore intressant att få höra de bästa tipsen du har för videomöten med den erfarenheten faktiskt!
Nog kan jag ge några tips.
Förutsättningar:
* Utgår från situationen att det gäller ett arbetsmöte som ersätter ett möte med alla deltagare i samma rum.
* Utgår från att alla deltagare sitter geografiskt spridda och har varsin personliga utrustning (dator, surfplatta eller smarttelefon). Renodlade konferenssystem har lite andra förutsättningar.
* Antar 2-10 deltagare i mötet.
* Hoppar över val av mötesplattform baserat på tillgänglighet, sekretess och andra tekniska förutsättningar/egenskaper.
1. Ansvarig.
* Mötet bör ha en person som är sammankallande och leder mötet. Helst ska det vara samma person, men man kan tänka sig en chef som vill leda ett möte och uppdrar åt sekreteraren att ordna det praktiska före mötet.
* Det ska vara klart vem som leder mötet och hur man (under mötet) kan nå denne på annat sätt (exempelvis via telefon) om det strular med tekniken.
* Eventuellt kan det vara vettigt att i inbjudan även bifoga kontaktuppgifter för teknisk support.
2. Förberedelser.
* Ansvarig skriver och skickar ut agenda före mötet.
* Deltagare (inklusive ansvarig) ser till att ha lämplig utrustning (se nedan) tillgänglig.
* Testa om möjligt och vid behov utrustning och uppkoppling före mötet.
3. Lämplig utrustning.
a) Bild.
* Ha en kamera! Inbyggd kamera i laptop, surfplatta, etc. fungerar, men ofta ger en separat USB-kamera bättre bild.
* Se till att ha bra allmänbelysning. Kameran mår bra av mycket ljus, men det ska varken vara motljus eller en strålkastare rakt i nyllet.
* Kameran bör sitta direkt ovanför bildskärmen, helst i ögonhöjd eller något högre. Om kameran sitter under eller på sidan om bildskärmen ser det konstigt ut för övriga deltagare och den som filmas blir inte vacker.
* Undvik störande bakgrund.
b) Ljud.
* Grundtipset är att använda headset! Det förebygger risk för rundgång och mikrofonen nära munnen ger oftast bättre ljud än mikrofoner längre bort.
* Undvik platser med störande bakgrundsljud.
4. Mötet.
* Koppla upp några minuter i förväg.
* Ha lite tålamod. Det tar som regel några sekunder innan kameran kommer igång och innan en delad bild syns på skärmen.
* Deltagare som inte pratar (mest lyssnar) bör ha mikrofonen avstängd. (Ljudet är (som regel) halv duplex, bara den som pratar högst hörs och syns...)
* Är det ett möte med många deltagare kan det även vara en fördel om åhörare stänger av kameran för att minska belastningen på servern.
* Många samtidiga program igång i bakgrunden kan stjäla värdefulla resurser från mötet. (Särskilt kan det bli strul om flera program vill nyttja kamera/högtalare/mikrofon.)
* Ta en kort rast för bensträckare minst en gång per timme.
* Glöm inte att "lägga på luren" när mötet är slut. (Duger inte alltid att bara stänga programmet för att bryta kopplingen mot servern.)
Är det intressant att veta mer om sekretess, olika plattformar och konferenssystem kan jag ta det nedan i tråden.
