Jag har ingen erfarenhet att automatisera schemaläggning, tänkte det kan vara bäst att inleda mitt inlägg med det.
När jag sysslade med schemaläggning tänkte jag inte ens på att automatisera. Med en handfull stationer/avdelningar av olika storlekar (1-15 man vanligtvis) och 50+ anställda spenderade jag kanske 2-15 minuter om dagen på uppgiften. Det fanns fler faktorer som spelade in än OP nämnde, vi arbetade i två skift och ibland fanns yttre faktorer som spelade in som beordrad övertid / behov av ökad produktion osv. Sen hade vi anställda som bara ville vara på en speciell station, andra var lite mer flytande och när tillfälle gavs, vilket var ofta, fick folk hoppa in på de stationer de kunde sämst för att bredda deras kompetens.
Ibland var folk även schemalagda att jobba över skiftbytena, och var de på en station första skiftet kanske de ville byta station. Eller stanna kvar. Ibland jobbade folk båda fulla skiften, så när energi och fokus tryter framåt slutet av andra skiftet kanske de skulle ha en station som var lugnare och mer förlåtande, osv. Schemaändringar skedde ofta, folk behövde sluta tidigare eller komma in senare. Schemabyten skedde regelbundet, och en vecka utan sjukanmälningar var ovanligt (med 50+ anställda motsvarar det mindre än en insjukning per anställd om året, vilket kan anses acceptabelt).
Sen gick folk också i faser, de kunde under en period föredra en avdelning och sen under en annan bli mer intresserad av en annan. Den mänskliga faktorn skulle vara en mardröm att hålla ett auto-program fullt uppdaterad på. Sen kunde skador ha en påverkan också, vilket gjorde att de under en period presterade sämre på ett område men skulle prestera likgiltigt inom ett annat, hade de gipsat armen kanske de inte skulle bära så mycket och hade de stukat foten kanske det vore bäst att de hade en stillasittande position, osv.
Jag lärde mig att det bästa sättet att ta hand om schemaläggningen var att jobba med alla på samtliga stationer, och se själv hur de trivs och presterar. Prata och lära känna dom. Höra vad de föredrar att göra och mer viktigt varför, hur de resonerade. Visste du att du skulle få personalbrist på en avdelning gav det möjlighet att väcka intresse hos folk som föredrog att specialisera på andra områden, då du visste deras grundresonemang. Ibland funkade det, ibland inte, vissa är mer nyfikna på att bredda sin comfort zone än andra helt enkelt.
Hade min chef bett mig automatisera schemaläggningen hade jag inte ens vetat vart jag skulle börja. Det hade varit grymt opraktiskt att hålla koll på alla dessa variabler i ett program, och eftersom programmet inte kan ringa folk och fråga om de ville jobba extra osv så fanns det fortfarande praktiska element som behövde ske manuellt. Och vill du få ett ja på telefon varje gång du behöver extrapersonal, även om personen inte vill, så att ha en god personlig relation med individen var lite av ett krav, så automatiseringen hade inte kunnat hjälpa där heller.
Vi hade två-fas i våran schemaläggning, månads- och dagsscheman. Först sattes tiderna ut på månatlig basis så alla visste när de skulle jobba i god tid. Andra fasen var mer dag-till-dag, där folk den aktuella dagen (eller dagen innan) placeras på sina stationer (vilket jag utgår är den delen OP frågar om, första "fasen" kan automatiseras med riktigt goda resultat då "när" är lättare än "var"). Jag hade några standardmallar för mina dagsscheman, där folk redan var för-utplacerade på sina favoritpositioner, med viss variation, och med de personer de både trivs att jobba med men också är produktivare med pga hur väl de samarbetar; i min erfarenhet är personlighetstyper en verklighet. Vissa dagar kunde jag rentutav använda en mall rakt av, andra dagar behövdes några namn flyttas runt. Automatisering hade inte sparat mig någon tid där. Det var bara vissa dagar som var klustergranater och inget automatiserat program skulle kunna ta hänsyn eller spotta ut ett bra förslag då den inte är medveten om vad som försiggår.
Så även med en automatisering hade jag inte sparat många minuter om dagen (<5 kanske?) och spenderat betydligt mer att bara underhålla systemet med att uppdatera sjukanmälningar och vad det nu kan tänkas vara. Kanske är OP's arbetsplats simplare än så, men då hade standardmallar man använder rakt av varit mindre arbete, och när de behövs uppdateras vet du redan om variablerna och istället för att spendera tid på att informera systemet om dessa variabler spenderas denna tid till att bara uppdatera mallarna direkt. Färre komplikationer. Har OP en stabil arbetsplats är det väl enklast att göra en mall per dag, mån-fre, eller ett rullande n-dagsschema (ex rullande 3-dagsschema) med dessa färdiga standardmallar, och sen spendera nån minut eller två då och då i takt med att folk behöver gå till tandläkaren osv.
Kanske kan automatisering vara en kul grej, men är OP säker på att det finns en tidsbesparing med denna approach? Jag tänker såhär, jag spelade en hel del fotbollmanagerspel i samma veva som jag sysslade med schemaläggningen och det skulle aldrig falla mig i smaken att använda en automatiserad formation/startelva då jag vet vad jag är ute efter, oavsett hur bra jag informerar systemet om allt den ska ta hänsyn till. Sen kommer yttre faktorer in som motståndarlag, bortaplan och dimensioner på planen vilket kan liknas med storbeställningar som kräver mer personal/övertid, sjukskrivningar och what have you. Jag tänker att lite samma situation gäller här.
Lite av ett brev med öppna tankar från någon som inte riktigt vet hur din arbetsplats ser ut.
