Office 365, Ärendehantering

Vi har precis fått Office 365 på jobbet. Vi är 5 personer som pysslar med utveckling av elektronik och programmering. Vi behöver ett Ärendehanteringssystem så vi kan skicka små jobb till varandra och sen följa upp om de är gjorda och om det är nåt ärende som ska läggas på nån annan.
Det innebär ju att alla ärenden ska vara synliga då vi har våra regelbundna möten.
Alltså, vet nån av nåt enkelt system som hanterar Ärenden med due-date och ansvarig?

Outlook har ju Uppgifter men jag har funderat på om man kan fixa en global mail som alla är inloggade på. Då bör man ju se alla ärenden i den maildatabasen så länge Uppgifterna utgår från den mailboxen. Är det en möjlighet?
Finns det andra program för detta ändamål i Office 365 miljön?

Det hör till saken att vi kommer att börja jobba med MS Project framöver. Finns det nån bra "app" till det paketet att använda?

Ok! Tack. Det tycks peka åt ett visst håll. Jag har provat Planner och Team mycket lite och kan tycka att det krävs en viss datamognad för att hantera apparna. Dock vet jag att Office 365 kräver en utbildningsfas och Planner alt. Team kan ingå i det paketet.
Jag ska berätta vad ni sagt och så får jag titta mer på Planner. Tack för tipsen.

Ja. Vi jobbar med utveckling. Special-elektronik med små microcontrollers. Projekten är både månadslånga och några är årslånga. De som pågår under några år har separata "delprojekt" under sig.
i teamet ingår två konstruktörer, en hw och en sw (jag) samt kunden och hans biträden.
Sen har vi Produktion som har egna återkommande jobb och som ibland bygger prototyper åt oss konstruktörer.
I detta virrvarr behöver vi en plattform där vi dels kan ha Ärenden som skickas mellan oss men även vanlig projektstyrning.
Det hör till saken att i vårt fall kan det vara smart att starta försiktigt och ta ett litet steg.

Då är frågan; Är Office 365 Planner/Team lättare att smälta och komma igång med än Agile?
(MS Project finns redan med på "banan" inom kort)

Då tror jag Teams är en bra början. De där långa projekten består ju av delprojekt så "långa projekten" kanske bör kallas för "Kunden" och delprojekten kan hamna i kategorin "Projekt". De sistnämnda pågår under ett par månader och materialet vi behöver dela är specar, protokoll, allmän information och bilder. Även kunden bör ha en utdelad mapp i OneDrive anser jag.

På sikt ska vi absolut se på lösningar som du nämner, Phabricator. Kan Teams och Phabricator jobba parallellt eller kan Phabricator handskas med det mesta?

Ärendehanteringen är mer sånt som handlar om Underhåll av produkter och kunder. Det är uppgifter/ärenden som ramlat in under veckan och som måste läggas på "nån".

Du kan inte tro hur stor nytta jag har av er information. Vi famlar i mörkret lite annars.

Vi ska bestämma hur vi ska jobba och med vilka appar som Office 365 (eller andra) erbjuder. Så det kanske är lika bra och gå på Phabricator eftersom upplärning måste ske iaf. Börjar vi väl använda Teams så blir det svårt sen att komma loss och börja med nåt annat. Du vet...

Jag har använt OneNote som dagbok i många år. Man ska inte underskatta det programmet. Jag har dock inte "sett" på det som ett (mindre) projekt- och ärendehanteringsprogram. Såg nu (efter att Office installerats) att OutlookUppgifter fanns med.
Svårighetsgraden är ju riktigt låg. Behöver inte mkt kunskap för att sätta sig in i programmet. Mer att man skapar rutiner för hur det ska användas.

Ja. Jag har sett att Outlook har Uppgifter (att dela ut om man så vill) och har använt mig av det redan. Skickade på chefen. Ha ha.
Sen har jag kollat på Teams och de framhäver chattandet och inte nödvändigtvis Uppgifter. Planner däremot är centrerad runt Uppgifter. Det finns också filer, anteckningsbok etc. i Sharepoint knytna till Planner. (Det kanske Teams också har. Har inte kollat så mycket än).

Så jag funderar på om en delad för projektet OneDrive-mapp samt en gemensam mail med ToDo för Ärenden och sen vanlig traditionell Projekthantering på "papper" duger för oss ELLER ska vi gå på Planner och den lite mer "moderna" stilen som Planner/Sharepoint har?

Är Uppgifter och ToDo samma sak? Jag anar att Uppgifter är data som ligger i kalenderdatabasen och ToDo är en "app" som hanterar enbart dessa poster. Kan det vara rätt tolkat? Uppgifter är sånt som hängt med länge som jag minns det.

Jag såg Filer för Planner i Sharepoint hade Checka Ut/Checka In. Det är inte helt fel.
Sen undrar jag om man kan bjuda in externa spelare in i Planner. Då måste de ha ett MS Konto så de får upp Planner i sin webläsare.

Lite och testa.