Forum Mjukvara Internettjänster Tråd Inlägg

Användning av OneDrive/Microsoft365. Hjälp!

1
Skriv svar
Permalänk
Medlem
●

Användning av OneDrive/Microsoft365. Hjälp!

Tjena!

Sitter i styrelsen i min BRF och behöver hjälp att komma igång med molntjänsterna. Vi är 7st som sitter i styrelsen här och allas mail inklusive den gemensamma mailen(Huvud mailen) är Microsoft365 konton.

Är Microsoft365 och OneDrive samma sak?

Hur gör vi för att alla ska kunna spara dokument från olika office program och kanske något från varandras mail till samma konto på OneDrive? Den mailen som ALDRIG ändras är ju huvud mailen, den alla har gemensamt. Så vore optimalt om alla kunde spara sina arbeten på det kontot.

Måste alla logga in på den gemensamma mailen på office programmen och mailen? Kan man logga in på OneDrive/Microsoft365 med två olika konton samtidigt? Så när man gör ett arbete kan man välja vilket molnkonto man vill spara arbetet på?

Hur går vi tillväga?

/M

Visa signatur

Stationär: Låda: Fractal Design Define S. PSU:Corsair RM850. Moderkort: Asus Prime B660-Plus D4. CPU: i5 12400F 2.5 Ghz. Minne:32gb DDR4-3600 mhz. GPU: Asus TUF 3080 OC 12gb. OS: Win10 pro. Hårddiskar:Kingston KC3000 1TB & Samsung 970 EVO plus 1TB.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Avstängd
●

Nej, Microsoft 365 och OneDrive är inte samma sak. Microsoft 365 är en prenumerationstjänst som innehåller ett antal olika program och tjänster, inklusive Office-programmen (Word, Excel, PowerPoint, etc.), Exchange Online (e-post och kalender), SharePoint (dokumenthantering och samarbete) och Teams (chatt och videokonferens). OneDrive är en del av Microsoft 365 och är en molntjänst för filhantering och lagring som låter användare spara, dela och samarbeta på dokument och filer.

Microsoft365 och OneDrive är anslutna och vanligtvis när du loggar in med ett Outlook-konto, om du är en Office365-användare - då synkroniseras båda automatiskt. Du får många andra funktioner också som automatisk sparande i Office-programmen.

Det är inte så att alla delar samma utrymme eller samma konto. Endast kontoinnehavaren kan se sparade filer om de inte delas med andra.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem ★
●

För att alla skall komma åt filerna tror jag ni behöver använda SharePoint. Där skapar ni ett dokumentbibliotek, som därefter även skall gå att komma åt via OneDrive direkt i explorer etc.

https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-a-document...
https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-document-...

Mer än så vet jag inte själv ännu. Precis börjat titta på att eventuellt behöva migrera kontoret från Google Workspace till 365, och kommit fram till att just SharePoint document libraries verkar vara motsvarigheten till shared drives i Google Drive/Workspace.

Visa signatur

Mostly Harmless

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem
●

När det gäller fildelning är det nog enklast att ha ett konto för bostadsrättsföreningen och sedan personliga konton för styrelsemedlemmarna, sedan delar man en mapp från bostadsrättsföreningens onedrive till övriga, om man i framtiden byter styrelseledamöter så är det bara att lägga till o ta bort...

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem ★
●

Det ni kan göra är som är ganska enkelt:
På det du kallar "huvudkontot" går du in i OneDrive och skapar en mapp.
Den mappen delar du sedan med övriga konton och ser till att den delningen har de rättigheter som behövs (lägga till filer, redigera filer osv).
När alla accepterat delningen av den mappen så kan de synka ned den till respektive dator (den är också synlig i OneDrive online) och så ser alla till att spara/lägga allt i den mappen.

Enkelt och snabbt!

Den bättre lösningen är ju egentligen att ha en riktig Microsoft 365, företagsvarianten, och då köra med t.ex. SharePoint som då också skapar en synkbar mapp som du kan få in i OneDrive. Men det är mer jobb, och jag lyckas inte tolka ut vilken typ av licens ni har.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem
●
Skrivet av koSmiQ:

Det ni kan göra är som är ganska enkelt:
På det du kallar "huvudkontot" går du in i OneDrive och skapar en mapp.
Den mappen delar du sedan med övriga konton och ser till att den delningen har de rättigheter som behövs (lägga till filer, redigera filer osv).
När alla accepterat delningen av den mappen så kan de synka ned den till respektive dator (den är också synlig i OneDrive online) och så ser alla till att spara/lägga allt i den mappen.

Enkelt och snabbt!

Den bättre lösningen är ju egentligen att ha en riktig Microsoft 365, företagsvarianten, och då köra med t.ex. SharePoint som då också skapar en synkbar mapp som du kan få in i OneDrive. Men det är mer jobb, och jag lyckas inte tolka ut vilken typ av licens ni har.

Gå till inlägget

Tackar!

Låter ju som båda lösningarna gör samma jobb stortsätt. Men ska presentera båda lösningarna så får vi ta ett beslut efter det!

/M

Visa signatur

Stationär: Låda: Fractal Design Define S. PSU:Corsair RM850. Moderkort: Asus Prime B660-Plus D4. CPU: i5 12400F 2.5 Ghz. Minne:32gb DDR4-3600 mhz. GPU: Asus TUF 3080 OC 12gb. OS: Win10 pro. Hårddiskar:Kingston KC3000 1TB & Samsung 970 EVO plus 1TB.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Avstängd
●

Vad som inte framgår här är ifall det är någon form av företags- eller organisations-prenumeration på MS 365, eller privata prenumerationer. Sannolikt borde det inte vara privata för de får man inte använda i en organisation enligt användaravtalet, och då har man ju en hel del funktionalitet som privatanvändare inte får. Som Sharepoint och så. Då finns det fler möjligheter för hur ni ska spara, dela och samarbeta med sakerna. På jobbet har vi landat ganska mycket i Teams som är mer av ett chattprogram än något annat. Varje team har sin egen kanal där där man kan chatta förstås, men också spara filer och så, och filerna ligger ju i OneDrive liksom. Sen har vi också mer klassisk Sharepoint där det ligger projektdokumentation och liknande.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem
●
Skrivet av snajk:

Vad som inte framgår här är ifall det är någon form av företags- eller organisations-prenumeration på MS 365, eller privata prenumerationer. Sannolikt borde det inte vara privata för de får man inte använda i en organisation enligt användaravtalet, och då har man ju en hel del funktionalitet som privatanvändare inte får. Som Sharepoint och så. Då finns det fler möjligheter för hur ni ska spara, dela och samarbeta med sakerna. På jobbet har vi landat ganska mycket i Teams som är mer av ett chattprogram än något annat. Varje team har sin egen kanal där där man kan chatta förstås, men också spara filer och så, och filerna ligger ju i OneDrive liksom. Sen har vi också mer klassisk Sharepoint där det ligger projektdokumentation och liknande.

Gå till inlägget

Det är nog med största sannolikhet en företagsprenumeration, kan inte tänka mig något annat.

Vi använder oss också av Teams på jobbet. Däremot använder vi servrar alla datorer är uppkopplade på som vi sparar arbeten på.

Visa signatur

Stationär: Låda: Fractal Design Define S. PSU:Corsair RM850. Moderkort: Asus Prime B660-Plus D4. CPU: i5 12400F 2.5 Ghz. Minne:32gb DDR4-3600 mhz. GPU: Asus TUF 3080 OC 12gb. OS: Win10 pro. Hårddiskar:Kingston KC3000 1TB & Samsung 970 EVO plus 1TB.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Avstängd
●
Skrivet av Morrreee:

Det är nog med största sannolikhet en företagsprenumeration, kan inte tänka mig något annat.

Vi använder oss också av Teams på jobbet. Däremot använder vi servrar alla datorer är uppkopplade på som vi sparar arbeten på.

Gå till inlägget

Jo. Jag jobbar med utveckling så vi har ju ett system för att hålla allt kodrelaterat synkat med historik och så, git, som via azure devops är kopplat till resten. Vi har kollat på att få in andra saker i det systemet också, typ projektdokumentation och liknande, men jag vet inte vad det landade i riktigt, eller om det har landat. Än så länge kör vi sharepoint, och ett separat system för systemdokumentation. Allt om vad vi ska jobba med, prioriteringar, krav och liknande finns i devops, men innan det kommer till oss så är det ju dokument som olika säljare och business analysts bollar mellan sig på olika sätt.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem ★
●

Halloj! Jag jobbar som konsult inom området, så bara att fråga på!

Om ni inte redan har ett domännamn (alltså typ "bostadsforeningen.se") så skulle jag rekommendera att ni fixar det samtidigt. Ni kommer främst att använda fem av komponenterna i Microsoft 365:

  • Exchange Online: E-post! Om ni har ett eget domännamn så kan ni använda Microsoft 365 för e-post. Varje styrelsemedlem får en egen e-postadress (fornamn.efternamn@bostadsforeningen.se, förslagsvis). Ni kan också ha s.k. Delade brevlådor, vilket helt enkelt är e-postkonton som fler av er kommer åt och kan använda tillsammans. Delade brevlådor är kostnadsfria, och passar utmärkt till t.ex. faktura@bostadsforeningen.se eller underhall@bostadsforeningen.se.

  • Onedrive for Business: Personlig molnlagring! Här lagrar användarna dokument och övriga filer som de inte vill dela med resterande användare, men som ändå har med styrelsen att göra. Om man synkroniserar sin Onedrive till sin dator så tycker det upp en Onedrive-mapp i datorn. Allt du lägger i den mappen laddas upp till molnet automagiskt. Att molnlagra sina filer blir alltså väldigt effortless.

  • Sharepoint Online: Gemensam molnlagring och samarbete! Sharepoint Online är ett stoooort ämne. Det är egentligen inte bara gemensam molnlagring, du kan t.ex. bygga ett intranät. Men för de allra flesta så räcker det med den gemensamma molnlagringen. Det fungerar i mångt och mycket likt Onedrive for Business. Synkronisera Sharepoint Online till din dator, så dyker det upp en mapp där, och allt som läggs i mappen laddas upp. Skillnaden är här att alla andra användare per standard också kommer åt den mappen, vilket gör att den lämpar sig mycket väl för sådana dokument som övriga i styrelsen behöver komma åt och till och med jobba i. Två användare kan till och med öppna samma dokument och skriva i det samtidigt.

  • Teams: Chatt, möten och samarbete! Chatta med dina kollegor, och andra Teams-användare (kräver inställning). Boka röst- och videomöten. Ni kan också skapa Team för att ha gemensamma arbetsytor.

  • Office-paketet: Gamla goda Word, Excel, Powerpoint och Outlook. Med en Business Standard/Premium-licens går apparna att installera på datorer, med en Business Basic når ni dem via office.com.

Jag skulle rekommendera att du hör av dig till någon stor återförsäljare av licenser (CSP). T.ex. Telia. Det är samma priser som direkt via Microsoft, men då får ni en svensk support att vända er till vid frågor eller funderingar. Ni behöver inga andra engagemang med dem för att ha licenserna via dem. Ni kan ju också få hjälp med att sätta upp allt av någon av deras konsultverksamheter. Engångskostnaden för arbetet blir väl 2500-10000 SEK, beroende på hur mycket hjälp ni behöver. De kan lösa domän och sådant också.

Ska väl också säga att Microsoft 365 är licens- och användarbaserat. Varje användare ska alltså ha en licens, och licensen avgör vilka funktioner som användaren får tillgång till. Man binder licenserna i löpande perioder, 30 dagar eller 12 månader, vilket påverkar månadspriset. Jag rekommenderar en av tre licenser:

  • Business Basic (52/63 SEK): Alla komponenterna som jag skrev om ovan, men utan installerbara office-paketet. Man får alltså gå in på office.com för att nå Word/Excel/Powerpoint/Outlook.

  • Business Standard (109/131 SEK): Alla komponenter jag skrev om ovan, inkl. installerbara office-paketet.

  • Business Premium (192/230 SEK): Allt från Business Standard, men med extra säkerhetsfunktioner och konfigurationsmöjligheter.

Hojta vid frågor och funderingar!

Senast redigerat
Visa signatur

Dator: ASUS Prime 470x PRO - AMD 5800X3D - Nvidia RTX 4070ti SUPER - EVGA SuperNova G3 650W - Fractal Design Define R5 - Noctua NH-D15 - ASUS Xonar DGX.
Kringutrustning: Corsair M65 Pro - Ducky One 3 Daybreak Full Size (Cherry MX Brown) - Sennheiser 350 SE. ASUS MG279Q.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem ★
●

Om man vill betala konsultkostnader eller inte är ju upp till var och en. Men tänk på att det finns webbhotell som kan baka in Office 365 i det paket man redan har (one.com har det till exempel).

Det viktigaste, av egen erfarenhet är:
• håll det enkelt. Datorvanan i styrelsen kommer variera mycket. Väldigt mycket.
• ha enkel lagring och gärna bara på ett ställe så att alla kan hitta, rensa och uppdatera.
• undvik alla extra program som man tror att man vill ha (t.ex. teams)

I föreningen där jag satt hade vi några Office 365-licenser till styrelsen, med egen domän. Varje licens hade en mail i stil med ”kassor@domän.se”, ”vicevard@domän.se” och så vidare. När någon slutade i styrelsen bytte vi lösen och lämnade kontot till den nya personen på den posten.

Men varför undvika teams? Det är lätt att information sprids ut! Nya styrelsemedlemmar ska enkelt kunna hitta saker. Om de kan installera OneDrive och använda en mapp så är det ett koncept de flesta är bekväma med i vart fall.

Ni är dessutom skyldiga att följa GDPR med att minimera vad som lagras, hur länge och så vidare. Det förenklas med färre ställen att lagra saker på. Ni behöver heller inte fundera på hur länge konversationer i Teams sparas med mera.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem ★
●
Skrivet av koSmiQ:

Ni är dessutom skyldiga att följa GDPR med att minimera vad som lagras, hur länge och så vidare. Det förenklas med färre ställen att lagra saker på. Ni behöver heller inte fundera på hur länge konversationer i Teams sparas med mera.

Gå till inlägget

Bra poäng med GDPR! Vill man ha molnlagring på svenska servrar så kan man kika på t.ex. Storegate. Finns en del schyssta funktioner, som t.ex. delning via BankID. Tror till och med att en del svenska kommuner/myndigheter använder tjänsten.

Visa signatur

Dator: ASUS Prime 470x PRO - AMD 5800X3D - Nvidia RTX 4070ti SUPER - EVGA SuperNova G3 650W - Fractal Design Define R5 - Noctua NH-D15 - ASUS Xonar DGX.
Kringutrustning: Corsair M65 Pro - Ducky One 3 Daybreak Full Size (Cherry MX Brown) - Sennheiser 350 SE. ASUS MG279Q.

Redigera
Citera flera Citera
Permalänk
Medlem
●

Jag är både medlem i BRF-styrelse och senior konsult inom Microsoft 365.
I vårt styrelsearbete använder i ett verktyg som tillhandahålls av vår ekonomiska förvaltare.
Verktyget är då skräddarsytt för styrelsearbete. Fastighetsregister, Medlemshantering, Fakturer, Avtal, Parkeringsplatsköer, Dokumenthantering, etc, etc.
Sjävfallet skulle det gå att åstadkomma allt detta mha verktygen i Microsoft 365. Men det skulle ta väldigt många timmar att skräddarsy allt för att bli ändamålsenligt.

Man skulle få en hel del postivia saker som versionshantering, ökat dataskydd, säkerhet osv osv.
Men kostnaden för att få det användarvänligt och ändamålsenligt blir hög.

Sammantaget är tipset att gå på en ändamålsenlig "Off the shelf"-produkt där ni kan få stöd i allt arbete ni gör för BRF:en.

Redigera
Citera flera Citera
1
Skriv svar