Tips sökes för hantering i Lotus Notes

Vi är c:a 20 pers på mitt företag där mailklienten Lotus notes är mailklienten. Alla har var sin privata e-post, plus att det även finns en gemensam e-post. Det är den senare som är problemet. Denna inkorg blir lätt överfull genom att folk inte rensar. Problematiken ligger bl.a. i att:
*Folk är osäkra på vad man vågar flytta/trasha
*Om någon annan också ska läsa viss info
*Man missar helt enkelt mail pga det stora flödet in

Har ni några bra tips på vad man kan göra? Jag tänker att att mail som kommer in som är automatgenerarade kan man man göra regler för så att det automatiskt lägger sig i mappar. Det är ju dock bara en liten del.
Ett förslag vi hade uppe var att ta bort den gemensamma helt och hållet, men det är väldigt smidigt när folk är sjuka och på semester. Plus att om folk ska gå in på varandras så blir det ju även en integritetsfråga.

Tacksam för tips