Hur sorterar ni era mail för att ha kontroll och överblick ?!

Första inställningen jag gör med mail är att stänga av alla notifieringar både på dator och telefon. Ja, alla aviseringar utom egna alarm, kalenderpåminnelser om möten och SMS på telefonen faktiskt. Datorer och telefoner ska vara "pull" inte "push". Annars kan man ju aldrig koncentera sig.

Fast det beror ju lite på vad man jobbar med, om jobbet kräver att man agerar på mail direkt är det ju en annan sak. Men då borde man nog ändå ha ett system av något slag, inte en mailklient.

Privatmail på gmail:

Läser mail så sällan jag orkar, och då försöker jag gå genom det hela, raderar skräp (#) och sånt jag kan tänkas vilja söka på arkiverar jag (y). Saker jag inte kan ta hand om nu gör jag snooze på. Inbox Zero, i praktiken.

Jobbmail:

Inboxen töms nån gång om dagen och då försöker jag att agera på det som går snabbt (t.ex. svara på mail där det tar kort tid), raderar skräp, arkiverar sådant jag bara fick för kännedom eller avslutade konversationer i en arkivmapp och vissa mail som kräver mer jobb senare lägger jag i en mapp kallad "In progress". Inboxen ska vara tom efter en sådan tömning. Nästan Inbox Zero. Fast det beror ju på hur inkorgen ser ut när man börjar och hur mycket tid man har.

Jag får mest info via mail som inte behöver besvaras. Så allt ligger i inkorgen och jag läser bara ämnet. Sedan markera allt = läst

Det vi har heter Zendesk, och jag gillar det. Är ju webb-baserat men ändå responsivt, bra sökfunktion. Är bara 4 pers som använder det i dagsläget men det hade lätt fungerat för större mängder.

Zero inbox!
Är det hanterat, besvarat eller delegerat så försvinner det från min syn.

https://blog.hubspot.com/marketing/organize-gmail-inbox-zero

De mail som jag behöver hantera markerar jag med en flagga, övriga mail raderar jag. Har max 10 mail / mailbox.

Alla uppgifter, länkar eller övrigt som är värt att veta sparar jag i rätt program direkt (dvs. Chrome/bokmärke, 1Password, Anteckningar, Dropbox, Trello, Jira osv...).

Jag låter Gmail sortera i Primär, Kampanjer, Socialt och Uppdateringar.

Tycker det fungerar "tillräckligt" bra. Behöver jag leta upp något gammalt mail klickar jag mig inte runt i mappar utan använder sökfunktionen.

På jobbet flyttar jag varje hanterat mejl till arkiv.

Privat gör jag absolut ingenting.

På jobbet är det gallring konstant som gäller (Myndighet så GDPR + mail kan begäras ut som allmän handling, därför kastar jag i princip allt så det inte finns något jag kan behöva lämna ut / sekretespröva inför utlämning och sorterar det jag måste spara i mappträd beroende på om det kan räknas som sekretes eller inte som översta folder) och annars om så är de viktig info spar jag ner det antingen i onenote eller i det system man kan tänka det kan höra hemma

Privat så gör jag typ inget , regler för en del / några mappar som "huset" "banken" "resor" o så , men sökningen i gmail är så pass grym man hittar ju ändå

Privat: Allting i inkorgen, söker efter det jag vill ha. Då och då går jag igenom för att se vad det är som mailar mig och avregistrerar mig från det jag inte gillar eller bara bulkdeletar baserat på avsändare. Men på det stora hela är min inkorg jättestor.

Jobb: Raderar ALLT behandlat. Enbart extremt få saker sorteras in i mappar, oftast för att leva där enstaka månader eftersom jag t.ex. väntar svar från en leverantör som jag vet kommer svara om rätt lång tid. Så de mappar jag har är också kortlivade och oftast namngivna efter t.ex. leverantören jag väntar på eller projektet det berör och när det är avslutat så ryker hela mappen.
Allt som behöver sparas längre sparas i allmänt tillgänglig dokumentation (internwiki, avtalssystem och liknande).

Det låter som mycket jobb men en tom mail (HELT tom, inte med 7000 oläst mail i någon mapp..) ger ett härligt lugn och det är också väldigt effektivt i längden. Inte minst för att mina kollegor inte är beroende av att fråga mig om ditten och datten som finns i ett mail från 2006 utan kan plocka det från system där det ska finnas

Sortering efter kund, leverantör eller avsändare. Flaggar mejl som behöver utföras något på innan man svarar. Sorterar manuellt. Raderar onödiga mejl typ som orderbekräftelser. Har även en del automatiska regler för sådant som jag inte behöver läsa direkt in i vissa mappar. Både på jobb och privat rensar jag kraftigt bland vilka nyhetsbrev som kommer in.

Relevanta/BolagMyndigheterOrganisationer/Inet/OrderBeställning/00100*****/LeveransaviseringInstabox/
Relevanta/BolagMyndigheterOrganisationer/Qliro/Fakturor/Inet/000*****/

Genom att söka på ett specifikt ordernummer får jag upp både orderbekräftelse, leveransavisering av butiken och speditören samt fakturan och betalningsbekräftelse.

Relevanta/BolagMyndigheterOrganisationer/PEAB/Ärende/Byggnation*****/M****/

Just det här ärendet gällde en byggnation och de ville ha mina bilder jag tagit under över ett års tid som jag tagit när jag gått förbi stället två-tre gånger per dag.

Obetydliga/ReklamNyhetsbrev/Inet/

Bättre att spara skit än ångra det man raderat.

Relevanta/PersonerPrivat/Peter*****/BokaInnebandy/2023-00-00/

Relevanta/CommunityDataForum/SweClockers/
Obetydliga/ReklamNyhetsbrev/SweClockers/ForumBevakningPrenumeration/

För att krångla till det ännu mer har jag även Historiska. Där flyttas sådant som utgågna avtal/medlemskap/konkursade bolag etc.

Jag har förfinat det här sorteringsystemet över tid. Dokument sorteras på samma sätt. Söker jag med find i terminalen får jag upp mailen plus pdf-filerna.

Sorterar inte och det känns som att det är för sent att göra något åt det. Men har i alla fall inga olästa och är noga med att anmäla skräppost och rensa inkommande mejl.

Skulle velat ha ett Gmail konto men när man haft samma mejlkonto (Hotmail) sedan 2004 känns det båda praktiskt och sentimentalt omöjligt att byta.

Privat = Gmal = sökfunktion = behövs inga mappar alls. Läst är läst, oläst är oläst.

Jobb:
Tidigare Hade jag ett 50-tal mappar och sorterade allt efter det hade blivit läst och hanterat.
Numera så tar jag emot 30-400 mail per dag så har blivit samma som den privata mailen. Oläst är ohanterat. söken funkar helt ok i webbmailen (office365) men outlook klienten är som att binda dynamit runt en tändare. Den krashar bara man öppnar klienten...

Jag har dels en "viktigt" folder ditt jag flyttar viktiga email och dels har jag ett filter som flyttar företagsinfo till "info"