Hur låta flera personer komma åt samma mejladress? (brf-styrelse)

Hej,

Jag har precis blivit styrelseordförande i en bostadsrättsförening och vi har lite bekymmer med hur vi ska hantera styrelsens mejladress. Kanske finns det någon klok här på Sweclockers som har tips på hur vi kan göra? Det som är önskemålet är:

1. Att alla styrelsemedlemmar har åtkomst till/får mejlen som kommer in till styrelseadressen.
2. Att alla styrelsemedlemmar vid behov kan skicka mejl från den adressen.

Vi har idag mejlkonto (och hemsideshosting antar jag, har inte hunnit undersöka närmare vad vi faktiskt pröjsar för) från Loopia, med access via gmail. Lösningen hittills har varit att alla styrelsemedlemmars privata mejladresser har legat inlagda i en grupp, med automatisk vidarebefordran av alla inkommande mejl till den gruppen. Det funkade bra fram till nyligen, då vi upptäckte att vissa mejl inte kom fram till alla (här kan det dock vara befogat med funderingar kring enskilda ledamöters digitala kompetens kring spamfilter m.m.). Alla har också kunnat logga in direkt på styrelsemejlen helt enkelt genom att alla har tillgång till kontots lösenord. Det sistnämnda sätter dock Googles tvåfaktorsverifiering till stor del stopp för, när nya medlemmar tillkommer eller nya enheter ska loggas in. Vad jag vet går inte tvåfaktorsverifieringen att stänga av?

Jag har försökt fatta vad som krävs för att kunna använda "gemensam inkorg" i gmail, men blir inte klok på om det skulle förutsätta att man sätter upp ett mejlkonto för varje styrelsemedlem (typ bosse@brfhoppborgen.se), så att de därmed tillhör "organisationen"? Eller kan man lägga till deras egna adresser som tillhörandes "organisationen"? Kräver en sådan lösning med gemensam inkorg att man skaffar Google workspace (vilket kostar pengar)?

Plan B är att lägga upp lösningen med gruppen beskriven ovan på nytt och hoppas att det börjar funka igen av ren magi, och att vi får skippa att alla ska kunna komma åt att svara på mejl med styrelseadressen som avsändare.

All input på detta tas tacksamt emot!

Tack för input! Bra poäng om att kunna "strypa kranen" när någon slutar i styrelsen, hade inte hunnit tänka så långt. Billigaste varianten av Google Workspace verkar landa på ca 6000 kr/år för oss, och vi har råd att pröjsa lite. Handlar i så fall mest om att övertyga övriga i styrelsen om att det är värt det.

Vi har domänen hos Loopia såvitt jag vet, men det går att logga in på (den gemensamma) mejladressen bland annat genom gmail.com. Då verkar googles säkerhetsfunktioner tillämpas, även om det kanske inte funkar exakt som för ett "rent" gmail-konto (googles hjälpsidor verkar till exempel inte riktigt stämma överens med vad jag kan se i inställningarna för den mejladressen). Men att helt stänga av googles skydd känns lite läskigt, rätt vad det är kommer man önska att det hade varit påslaget... Att saker ska bli liggande olästa ett tag är jag inte jättebekymrad över, mer akuta ärenden om kåken kan våra medlemmar vända sig direkt till fastighetsskötare med. Och ordförande och kassör bör väl hålla lite bättre koll på mejlen oavsett. Tack för input!