Offentlig Upphandling

Känns som att priset viktas betydligt tyngre än andra parametrar. Västlänken i Göteborg t.ex. Jättarna PEAB och andra OG svenska byggbolag lägger anbud ~3 miljarder, ett okänt bolag lägger anbud ~1 miljard. Surprise surprise när pengarna är slut med en tredjedel klart ....

Måste ju finnas en rimlighet i lägsta priset oxå?
Om nån lägger ett bud som är 50-75% lägre än alla andra måste ju köparen titta o ba Va fan det där går ju inte. Det är ju ett bluffbud från nån klåpare.
Men ändå nogfan tar man det budet o allt rasar ändå.

Det är riktig, Lämnas allt för låga bud diskvalificeras dessa så bara korrekta underbyggda anbud kvarstår och därigenom har han rätt i sak, det lägsta budet vinner.

Slutresultatets kvalitet hänger helt och hållet på hur bra kravspecen inför upphandlingen är. Det finns för få skyddsnät kring att en kravspec är dålig eller imperfekt. samtidigt som det är omöjligt att göra en 100% perfekt kravspecifikation på någonting som kostar mer än 200kr.

Och fokuset blir allt för ofta att det ska vara billigt här och nu, men den långa tidsaspekten tas sällan i beaktande. Det är enligt mig därför man har statliga verksamheter som ska ta ekonomiska kalkyler som sträcker sig över generationer i beaktande. företag bryr sig bara om årets resultat.

Från upphandlingsmyndigheten.se
Utgångspunkten i upphandlingslagstiftningen är att kontrakt på det direktivstyrda området ska tilldelas den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån vald utvärderingsgrund. Det finns tre utvärderingsgrunder att välja mellan; bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris.

och

Onormalt lågt anbud
Om syftet med att tilldela kontrakt till den leverantör som lämnat det nästa lägsta anbudspriset är att undvika anbud som är alltför låga bör detta i stället fångas upp av förfarandet vid onormalt låga anbud. Vid upphandling på det direktivstyrda området är en upphandlande organisation skyldig att ifrågasätta ett anbud med misstänkt låga priser. Om leverantören inte kan förklara det låga priset på ett tillfredsställande sätt ska anbudet förkastas.


Processen för att förkasta ett onormalt lågt anbud är noga reglerad. Flera bedömningar måste göras av den upphandlande organisationen för att avgöra om ett anbud med misstänkt låga priser ska förkastas. Att det krävs en helhetsbedömning och att leverantören ska få möjlighet att yttra sig innan det är möjligt att gå vidare med att förkasta ett onormalt lågt anbud är ytterligare något som talar mot att det skulle vara möjligt att bortse från anbudet med lägst pris genom valet av utvärderingsmodell.

Alltså inte hugget i sten att de ska ta det billigaste alternativet, men det blir oftast så trots detta.

Sitter på tolv års erfarenhet av offentlig upphandling, först på beställarsidan (dvs. upphandlande sidan) och numera på leverantörssidan.

Vad som har blivit ganska uppenbart efter tiden på leverantörssidan är att det finns ett stort kompetensunderskott på beställarsidan. Jag menar då inte primärt upphandlaren, men där måste vi komma ihåg att upphandlaren i sig är en generalist och hinner sällan skaffa sig den fackkunskap som skulle krävas för att fullt ut förstå tekniskt och affärsmässigt komplicerade upphandlingar (IT, stora byggentreprenader etc.) Den offentliga sektorn har väldigt svårt att rekrytera och anlita de med mest kompetens på marknaden vilket innebär att de får förlita sig på anställda som inte har adekvat erfarenhet eller, i många fall mediokra, konsulter. Med låg förståelse för vad som upphandlas och dålig styrning så blir det ofta ingen bra affär.

Därutöver upplever jag att det finns ett brister i styrning av projekt och i ansvarstagandet, även här handlar det ibland om bristande kompetens och erfarenhet, ibland handlar det om för få resurser. Samma problem återfinns så klart hos många stora, privata företag. Från min tid inom upphandling så upplevde jag att det fanns väldigt få konsekvenser för enskilda medarbetare, konsulter och avdelningar för att göra ett halvdant jobb. Resultatet blir ofta därefter. Återigen, inget unikt för den offentliga sidan men tror att effekten är förstärkt där.

Men det finns många upphandlare, konsulter och beställande organisationer därute som är affärsmässiga, kompetenta och lätta att arbeta med.

Gällande låga priser så har våra kära domstolar sett till att anbudsgivarna kan inkomma med i princip vilken förklaring som helst. Här är offentlig sektor ganska bakbunden av den svenska rättspraxisen. En stor del av skulden ska också läggas på leverantörssidan som kryllar av lycksökare, missunnsamma och dåliga förlorare.

Upplevde upphandling som ett hinder i min verksamhet (IT-avdelning inom offentlig verksamhet) tills jag fick genomföra en systemupphandling tillsammans med en väldigt duktig konsult. Det handlar helt klart om hur man kravställer, och även hur man viktar och formulerar prisutvärderingen.

Vi körde med en utvärderingsmodell med additionsvärde, dvs för varje ej uppfyllt krav la vi på en peng på det totala priset och vägde då slutpriserna mot varandra. Om ett krav var värt 20000kr och man inte uppfyllde kravet så la vi på 20000kr. Om det var ett redovisningskrav med poängsättning så kunde t.ex 2 av 4 poäng innebära ett påslag på 10000kr på ett krav värt 20000kr.

En insikt där var att man ofta fegar med att ge låga poäng, eftersom en bitter leverantör kommer ifrågasätta starkt varför dom bara uppfyllt ett krav med 1 poäng medan en annan leverantör uppfyllt kravet med 4 poäng. Därför sätter man massa 3:or istället, och kontentan blir att variansen mellan ett halvbra och ett jättebra system kanske bara är 10-20% i poäng. Har man då viktat priset till 50% och kvalitén till 50%, och kvalitén bara skiljer 20% mellan sämsta och bästa, så har i praktiken kvalitén bara en vikt på 10% och då blir det ändå väldigt prisstyrt.

Lägg då till taktiken runt hur leverantörer tänker när de svarar på saker och lovar vilt, och hur man kan råka ställa krav som blir väldigt lätta att i god tro svara "ja" på, så blir det extremt intressant att sitta och labba med kravställning, poängsättning och utvärdering. Att försöka förstå sig på leverantörernas taktiska prissättning och försöka skapa en prismodell som gör att man faktiskt får ett bra pris blir ännu mer intressant.

Sen har så klart upphandling sina utmaningar. Ska man leja IT-konsulter på timbasis så är det så klart svårt att sia om vem som är mest lämpad, och kan göra bäst jobb på minst antal timmar. En konsult som tar 20% mer betalt men gör jobbet dubbelt så snabbt och bra är så klart billigare, men den typen av kvalitet är så klart svårbedömd. Referenser och intervjuer och annat kan man så klart titta på men i slutändan är det svårt. Ändå bättre än att bara ringa en vän kan jag dock tycka.

Är dock ingen expert men tycker området är intressant

Problemet är två-delat, det ena är en kund som är kass eftersom det är offentlig verksamhet (= de kommer aldrig att lyckas anställa de vassaste knivarna i lådan eftersom privata arbetslivet kan erbjuda intressantare uppgifter och bättre betalt) vilket gör att kraven man skapar är bristfälliga.

Kombinera det med privata företag som har gjort det som affärside (alternativt jättarna som har specialiserade avdelningar med uppgift att vinna offentliga upphandlingar) att vinna offentliga upphandlingar. De har lärt sig hur man får högst poäng på upphandlingarna för att vinna dom men de är f-n inte de som har det bästa alternativet.

Har sett problemet från båda håll och tror inte det går att lösa så länge vi tvingar fram offentlig upphandling även om tanken är god, men vägen till helvetet är kantad av goda intentioner.