Server (filserver) för två små kontor (fyra anställda)

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Malmö
Registrerad
Jan 2002

Server (filserver) för två små kontor (fyra anställda)

Hej!

Disclaimer - kan mycket lite om servrar, framförallt gällande mjukvara.

Vi är ett litet bolag, fyra anställda (snart, tre idag) på två små kontor i två olika städer. Slutet av 2020 kan det bli ett tredje kontor. Vi har ingen IT-specialist anställd, det kommer vi inte ha under överskådlig tid. Däremot har vi tagit in hjälp i form av IT-konsult vid behov.

Till saken, vi tittar över vårt behov gällande filserver. Vi har idag en Synology NAS DS216j för att hantera våra gemensamma filer. Vi har en Cloud Station Server (ännu ej uppgraderad till Synology Drive). Vi har olika behörigheter till de olika mapparna som finns i vår filstruktur. Behoven är inte större än så - vi vill ha en gemensam filserver som vi kan nå lokalt och över "nätet" och där filerna synkas på ett korrekt sätt när de redigerats.

Varför kan vi då inte fortsätta med detta? Ja, servern (NAS:en) har lagt ner vid ett antal tillfällen (fem-sex gånger under två år). Vi har då INTE fått besked på detta från NAS:en utan vi har fortsatt arbeta ovetandes om att våra respektive filer inte synkas. Vi har ändå märkt detta relativt omgående (samma dag, dagen efter). Alternativen är

1) Skaffa en riktig server, köra den lokalt (känns som en för stor lösning plus att vi inte vill drifta den)
2) Skaffa en ny NAS (har egentligen allt vi behöver)
3) En molnlösning, t.ex. via vårt befintliga Office 365 Business och Onedrive/Sharepoint

Det vi helst av allt vill är alternativ tre. Det är enklast (tror jag). Enkelhet är a och o. Vi arbetar enbart i officemiljö, inga mer avancerade program än så. Det kanske finns andra molnlösningar för filserver? Vilka?

Att jag skriver här är för att jag vill ha mer på fötterna innan jag talar med eventuell IT-support/konsult. Vill inte bli "påsäljd" en lösning vi inte behöver. Som sagt, våra behov är enbart en fungerande filserver.

Tack på förhand för förslag!

Mvh,
Ola

-Det är timjan i, sade Toke med bruten röst.
PSN: RoedeOrm_PSV

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Okt 2019

@RoedeOrm: Wopsa Malmö, kostar 9kr i månaden för 2Gb

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Hedesunda
Registrerad
Dec 2005

Office365 med OneDrive är enkelheten själv. Problemet är backup, då Microsofts paket inte innehåller någon form av backup. Veeam är ett backupalternativ. Synology DSM har "Active Backup for Office365" och förmodligen fler NAS-tillverkare.

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Nov 2017

@RoedeOrm: Om det inte finns speciella krav som gör att alternativ 3 inte duger så kör på det. Speciella krav kan vara säkerhetsklassad information, krav på väldigt hög prestanda eller att ni jobbar med applikationer som funkar dåligt tillsammans med dessa tjänster.

OneDrive för "privata" filer och Teams för sådant ni ska dela med varandra. Teams lagrar allt i SharePoint, men ni slipper se SharePoint.
Tänk på att skydda era konton. Klassisk MFA är minimum.

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Göteborg
Registrerad
Jun 2018

Det beror helt på vilka risker som ni vill ta.
1. Egen server - extra arbete, men inte beroende av att internet är uppe.
2. Molnlösning - mindre direkt arbete, men försvinner internet eller molnleverantören ger upp så kan ni vara rökta.

Jag tror att ett problem idag är att alla är så vana vid att internet alltid finns och fungerar, men har inte något reservförfarande när det skulle skita sig.

Så även om lagring sker i molnet så behöver dokumenten även sparas på ett lokalt media för att inte hela verksamheten skall gå i upplösning om molnet dunstar. Det finns lagar också för hur länge viss information skall arkiveras.

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Nov 2017
Skrivet av hasenfrasen:

Office365 med OneDrive är enkelheten själv. Problemet är backup, då Microsofts paket inte innehåller någon form av backup. Veeam är ett backupalternativ. Synology DSM har "Active Backup for Office365" och förmodligen fler NAS-tillverkare.

Att säga att det inte finns någon form av backup tycker jag är missledande. Det finns inte klassisk backup där man har ögonblicksbilder längs en tidslinje. Dock så finns det gott om möjligheter att säkra ens data. Versionshanteringar, Retention policys, Litigation Hold, etc. Vill man så kan man göra det väldigt svårt för användare att lyckas ta bort något. Allt beror på licensnivåer och hur ens verksamhetskrav faktiskt ser ut.

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Malmö
Registrerad
Jan 2002

Tack för tips och råd så här långt. Jag/vi uppskattar det.

Intresserad av elk49:s förslag på lösning, (OneDrive för "privata" filer och Teams för sådant som ska delas mellan användare). Känns smidigt.

Backuplösning, hur det ska lösas vet jag inte just nu. Speciellt inte hur det ska fungera i praktiken...

Teams, någon av er som har erfarenhet av det? Just med syfte fildelning. Tittade på sharepoint och det kändes icke-intuitivt. Men sen är jag inte van vid det heller.

-Det är timjan i, sade Toke med bruten röst.
PSN: RoedeOrm_PSV

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Jul 2003

O365/Teams och OneDrive är det mest lämpliga i ert fall skulle jag säga.
Ni kan ju använda er Synology för att ta backup av OneDrive mha appen CloudSync för extra säkerhet och åtkomst till filerna om ni tappar internet.

Teams är hur enkelt och bra som helst för att arbeta i realtid i samma filer och allt sparas automatiskt med någon sekunds intervall. Teams har även integration med mängder av bra program och funktioner. Det är byggt för att grupper och projekt ska kunna arbeta effektivt i ett och samma gränssnitt.

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Feb 2013

@RoedeOrm: Har ni satt upp meddelandefunktion på ert NAS, dvs så ni får rapporter om diskhälsa osv? Kan ju vara så att ni sitter med en kraschad lagringspool eller trasig disk som orsakar avbrott. Kanske inte är värre än att ni behöver byta ut en disk (eller båda)?
Logga in i DSM och kolla lagringshanterare, där kan du köra igång ett utökat SMART test (och schemalägga) samt beroende på DSM version konfigurera hur många trasiga sektorer NAS:et ska börja larma vid. Under kontrollpanelen kan du under Meddelanden sätta upp epostutskick.

CPU: i7-4790k // MB: Gigabyte Z97X-Gaming 3 // MEM: 16GB Corsair Vengeance (2x8GB 1600MHz) // GPU: EVGA GTX 980 Ti 6GB // SSD: 1x250GB Samsung EVO, 1x240GB Seagate SSD, 1x120GB Kingston HyperX // HDD: 3x1TB

Trädvy Permalänk
Medlem
Plats
Malmö
Registrerad
Jan 2002

@Northbane: Det är precis sådana här saker vi inte vill behöva göra. Det må vara förhållandevis lätt att lära sig och därefter ordna. Men det är inte vad vi ska göra, vi ska arbeta med vår kärnverksamhet. Det är också därför en enkel (fungerande) molnlösning är lockande. Det sagt, jag tackar dig för dina tips!

-Det är timjan i, sade Toke med bruten röst.
PSN: RoedeOrm_PSV

Trädvy Permalänk
Medlem
Registrerad
Nov 2017
Skrivet av RoedeOrm:

Tack för tips och råd så här långt. Jag/vi uppskattar det.

Intresserad av elk49:s förslag på lösning, (OneDrive för "privata" filer och Teams för sådant som ska delas mellan användare). Känns smidigt.

Backuplösning, hur det ska lösas vet jag inte just nu. Speciellt inte hur det ska fungera i praktiken...

Teams, någon av er som har erfarenhet av det? Just med syfte fildelning. Tittade på sharepoint och det kändes icke-intuitivt. Men sen är jag inte van vid det heller.

Att komma igång är enkelt. Ladda ner Teams-appen (eller kör via webbläsaren) tryck skapa team, bjud in de personer du vill. och sen är det bara att slanga upp dokumenten. Vill ni synca dom lokalt på datorn så tryck "öppna i sharepoint" och sen synkronisera så dyker dom upp i er onedrive-klient. Själv föredrar jag att jobba online only. Vi lever i ett land med pålitligt internet och eventuella problem relaterade till synkning skapar mer huvudvärk en de ytterst få gånger som både fast internet och mobilt internet ligger nere samtidigt.

Du behöver inte lägga mycket tid och energi på tekniken för att få till en enkel delningsfunktion. Det du bör grubbla lite över är frågor som hur många teams ska vi ha och vilket syfte ska dom ha. Ska ni dela upp efter projekt, grupperingar, kontor, innehållstyper, etc.
I och med att det är så enkelt att skapa nya teams så är det lätt hänt att det blir väldigt många, och därmed spretigt.
Nu vet jag inget om er verksamhet, mer än att ni är väldigt få. Så det kanske inte ens är ett problem. Men det är sjukt jobbigt att börja städa bland sådant här i efterhand. Enklare att försöka göra som rätt som möjligt från början.