Hur sorterar ni era mail för att ha kontroll och överblick ?!

Skriv ut viktiga mail och arkivera dem i en pärm efter att de scannats in så att de även finns i digitalt format.

Sortera? Har en spar folder... Allt annat hamnar i släng..

Va? Skriver du ut ett digitalt mail för att digitalisera det? Kan du inte bara spara det direkt?

Har sedan i höstas gått över till Sharepoint och Teams, och interna mail har i princip sjunkit med 90%. Kvar är enbart konversationer med externa. Löpande relationer får sin egen mapp.

Jag har gjort något tafatt försök som knappt funkar, varför jag hade cirka 10 000 olästa meddelanden innan senaste rensningen i jobbmailen. Håller på att försöka få till någon ordning, men det går sådär. Använder mig en del av sökfunktion och stjärnmarkeringar (Gmail) och försöker aktivt rensa bort och dirigera om exempelvis massutskick av mindre viktiga pressmeddelanden till separata mappar.

Min privata mail använder jag Googles automatiska sortering för typ kampanjer etc till, tycker det funkar bra

Har rensat brutalt och får kanske 1 mail i månaden 🤣

Helt underbart att dra ner på all skit.

Ungefär såhär har jag sorterat upp det på jobbet, saker som ligger i Inbox är att anse som ohanterat och sorteras efter att det är hanterat alternativt flaggat.

Personligt
Crisis MGMT
Read later
Info

• Kontorsinfo

• Avdelningsinfo

• Teaminfo

Projekt

• Projekt 1

• Projekt 2

• Projekt 3

• Avslutade projekt

Resor / Utlägg
Beställningar
Fakturafrågor
Support

Regler och mappar.

- Alla mail från kollegor och liknande landar i en jobbmapp.
- Alla mail från vänner/familj i en egen mapp.
- Alla olika rapporter och liknande från system jag administrerar i en mapp.
- Alla mail innehållande orden faktura/räkning till en att betala-mapp.
- Alla mail innehållande orden kvitto/orderbekräftelse till en kvitton-mapp.

Mail som ska besvaras marker jag som olästa igen, om jag inte svarar direkt.

Funkar det? Ja. Men jag avskyr ändå mail

Subscribar inte på massa skit.

Jag kör min mail (både privat och på jobbet) via en mailklient. Outlook på jobbet och thunderbird hemma.

Bara där så tycker jag att det ger en bättre överskådning på min mail.

På jobbet kommer allting in i inkorgen, och jag flyttar det till olika mappar beroende på vad det är.
Mail från företag 1 hamnar i mapp "olösta mail företag 1" osv.

Hemma har jag olika regler på mailen så att mailen automatiskt sorteras utifrån dessa regler. Det som inte sorteras slängs för det mesta.
Men att ha en mailklient för mig gör det hela mycket enklare.

Sortera är väl sånt man gör när det är tid över och man inte vill ta ut kompledighet.
Annars åker 90% redan i skräppost, men ibland kikar jag vad som faktiskt kommer där.
Spam som kommer i inkorgen brukar jag rapportera direkt till spamfiltret, så flyttas allt från den avsändaren till skräpposten.
Inkorgen är det närmare 7000 meddelanden i, datumsorterade.

Projektmappar för sånt som faktiskt behöver sparas under ett projekt och några mappar med regler som sorterar mail från system. I övrigt allt i inkorgen, man orkar inte sitta och sortera nuförtiden och sökfunktionaliteten blir ju bättre över tid.

Tips är att köra en CTRL-A och markera alla som lästa så du ser om det kommer in något nytt. Är ett mail mer än några dagar gammalt är det ändå inget man behöver göra något åt. Antingen har de löst det själva, hittat någon annan som fixat åt dom eller jagat rätt på en på annat sätt.

Regler och mappar. Får inte speciellt mycket mail dock...

Flaggar det som ska göras senare, har sedan en sökmapp för flaggade och olästa mail. Vilken mapp de ligger i spelar därför ingen roll, men jag har lite regler som sorterar ut automatiserade utskick från portaler och liknande till egna mappar, för bättre överblick i inboxen.

Saknar outlooks flagga i gmail, framförallt möjligheten att växla till slutfört med ett klick. stjärnmärkning eller taggning är inte samma sak känner jag.

Inte alls...

Har kört med mappar och regler tidigare, tyvärr så är den stora nackdelen att ett mail i dessa fall bara kan hamna i en "kategori". Därför gick jag över till att tagga istället och sen göra färdiga sökfilter som beter sig lite som mappar.

Så mail mail ämnat till projektet xyz med en offert dyker upp i sökfilter som listar alla offerter och i sökfiltret över mail tillhörande projektet xyz

Läser alla mail/svarar så fort som möjligt, enda som flyttas till mappar är fakturor, kvitton etc som kan vara bra att ha senare, resten får sökfunktionen sköta.

Går sällan tillbaka till gamla mail.

Så sorterar efter olästa mail, läser igenom/svarar och glömmer att de någonsin existerade.

Sen har vi andra system för viktig dokumentation, mail bör nog inte användas för det om man vill inte vill sitta och scrolla i sin mailklient hela dagarna.

Rensar min mail rätt ofta.
Har idag 13 mail i inkorgen och är sånt som jag eventuellt behöver kolla på inom kort.
Resten sorteras upp med regler;
En mapp som heter Jobbrelaterat, där e-post från adresser som innehåller företagsnamnet hamnar.
Även regler för beställningar/ordrar, tidsbokningar, kreditupplysningar, kvitton, lönespecar med mera.

Allt annat som kan vara viktigt och är gammalt och inte riktigt kan hitta bra plats åt, arkiverar jag.
Annars lägger jag mycket tid på att rapportera nätfiskemail och rensa borttaget och skräppost.

Mappar och undermappar med regler för allt.

99% av förväntade email sorteras direkt in i mappar för att inte dölja saker i inkorgen. Fem minuter efter jag klockat in på jobbet har jag gått igenom alla mappar och hanterat det som behövs. Finns noll olästa email i viktiga mappar (inkluderar inkorgen, den viktigaste av dem alla!).

Sen mapp för pågående och avklarade saker på den gemensamma lådan. Där alla förväntas sortera eftersom saker blir klara.

Min privata så endast ”aktiva mail”/mail att hantera i inkorgen. Så typ mellan 4-10mail.
Digitalakvitto för mindre köp har jag en mapp för
Mail från skola och dagis har en mapp.
Kvitto och ärende som berör huset har en mapp.
En mapp för konsert biljetter.
Och andra mail som är värda att spara har en mapp.

På jobb mailen så i grunden samma sak. Bara aktiva mail i inkorgen.
Sen när det är hanterat och färdigt så hamnar det mailet i en ”månads mapp” tex nu så är det ”2301 a Januari” och sen när denna mapp är 3månader gammal så att säga dvs när det blir April så lägger jag denna ”januari mappen” i en mapp döpt till vilket år det är.
Och sen har jag en ”bra att ha”mapp och lite extra mappen dit mail hamnar utefter regler jag satt (överlag mindre prio grejer).

Så inga problem för mig att tex gå till: ”2018”—>”1805 - Maj” och hitta mail som jag hanterade då.

Rent och städat helt enkelt, får panik när jag kollar fruns mail där allt ligger i inkorgen och hon har typ över 1000 olästa mail. Helt omöjligt att hitta något.

OCD… japp ”guilty”

Inkorgen obehandlat. Sedan egna mappar för varje kund. Det fungerade skitbra när jag var nyanställd och nyexad.
Problemet sedan var att man gick från några mail om dagen till hundratals. Jag har grejat lite med regler.
Men i princip alla större kunder så har vi gått ifrån mail till något ärendesystem.

Det finns mycket man skulle kunna göra med ens mailkorg, men jag orkar inte. Vissa chefer tycker att alla ändringar i deras ärendesystem ska automatgenerera ett mail, javisst det kan det göra. Men jag vill inte att det plingar till i min mobil varje gång ett sådant mail kommer. Och det går säkert fixa med något filter så telefonen beter sig olika beroende på typ av mail.